Что такое 1С Документооборот: возможности программы и как внедрить

1С:Документооборот – это программа для управления документами. В статье мы расскажем, что такое 1С:Документооборот, для чего он нужен, что делает программа и как с ней работать. Также мы приведем обзор возможностей и реальный пример внедрения 1С:Документооборот на предприятии.

Что такое 1С:Документооборот

1С:Документооборот — это система для автоматизации электронного документооборота и управления корпоративными документами и задачами на платформе «1С:Предприятие 8». Программа позволяет компаниям перейти от бумажного документооборота к цифровому, обеспечивая централизованное хранение документов, автоматизацию согласований, контроль исполнения задач и интеграцию с другими системами 1С. Система подходит для организаций любого масштаба — от среднего бизнеса до крупных корпоративных структур.

Для чего нужен 1С:Документооборот

1С:Документооборот сочетает управление документами, задачами, проектами и рабочими процессами, что делает его универсальным инструментом для бизнеса. Давайте разберем возможности программы более подробно.

Управление документами

Вместо того, чтобы документы лежали в отдельных папках на компьютерах сотрудников или в бумажных архива, 1С:Документооборот собирает их в едином цифровом пространстве, обеспечивая: 

• Быстрый поиск нужного документа благодаря удобной системе группировки;
• Исключение потери информации;
• Возможность видеть всю историю работы с документом, историю согласований;
• Сокращение времени на согласование за счет автоматических уведомлений;
• Минимизация ошибок и "потерянных" документов;
• Прозрачность процессов: руководитель всегда видит на каком этапе находится работка с документацией.

Контроль задач и исполнения

Программа позволяет отслеживать загруженность сотрудников, ставить задачи и контролировать их выполнение. Благодаря этим функциям:  

• Сотрудники точно знают, что и до какого срока нужно сделать;
• Руководство получает актуальную картину по исполнению всех задач и проектов.

Сотрудники могут отслеживать свои задачи: в программе отражается, кто направил задачу на исполнение, а также указан срок ее выполнения. После выполнения задачи, сотрудник должен отчитаться в любой форме об ее исполнении.

Работа с электронной подписью

Поддержка электронной подписи позволяет юридически подписывать документы прямо в системе 1С. 

• Нет необходимости в бумажной версии документов - экономия времени и затрат на печать и пересылку;
• Возможность быстро обмениваться договорами и закрывающими документами с контрагентами.

Как выглядит 1С:Документооборот

На начальной странице удобно отслеживать все ключевые процессы: новые и просроченные задачи, документы требующие согласования, письма на почте, календарь. Все это позволяет пользователю быстро контролировать свою работу.

В программе удобно планировать рабочий день: на основании поставленных задач сотрудник может создавать запись календаря, что позволяет планировать рабочее время и контролировать выполнение задач в срок.

Версии 1С:Документооборот

Программа доступна в нескольких версиях: 

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» - идеально подходит для малых и средних коммерческих и бюджетных предприятий с несложной организационной структурой и документооборотом.

«1С:Документооборот 8 КОРП» - подойдет для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средний, крупных организаций и холдингов.

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» - подходит для муниципальных и государственных учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Как внедрить 1С:Документооборот | Кейс нашего клиента

К нам обратился клиент - проектно-изыскательская компания с более чем 50 сотрудниками, работающая над сложными инженерными проектами. 

Клиент сталкивался с типичными проблемами:

• Документы хранились в бумажных папках и разрозненных сетевых каталогах;
• Согласование документов занимало большое количество времени;
• Сложно было контролировать исполнение задач. 

Для решения этих проблем компания обратилась к нам. После предпроектного обследования процессов и документооборота фирмы, мы приняли решение внедрять 1С:Документооборот КОРП. 

Нами были проделаны следующие работы:

1. Создана централизованная база всех документов (входящий, исходящий, внутренних);
2. Настроены маршруты согласования, позволяющие автоматически направлять документы ответственным сотрудникам;
3. Внедрен контроль выполнения задач и сроков с возможностью отслеживания статусов в реальном времени; 
4. Обеспечена безопасная работа с документами с разграничением прав доступа;
5. Проведено обучение сотрудников и передача системы в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, в результате внедрения сотрудники получили удобный инструмент для работы с документами и не только, сроки согласования сократились в несколько раз, улучшилось взаимодействие между отделами.

Хотите получить такой же результат?

Специалисты ГК "Софт-Бизнес" внедрят и адаптируют решения 1С под под реальные задачи производства, торговли, склада или финансового учета.
Оставьте заявку на нашем сайте, и наши эксперты свяжутся с вами, чтобы бесплатно проанализировать ваши текущие процессы и рассчитать выгоду от внедрения!