Рассказываем, с чего начать работу с ЭПД и как успеть подготовиться

Ровно 41 день остается до 1 сентября, когда в России стартует обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Впереди нас ждет переходный период до 1 марта 2027 года, когда за бумажные накладные не будут штрафовать, но затягивать с настройкой внутренних процессов нельзя. Разбираемся, как выстроить прозрачную схему работы с ЭПД и успеть подготовиться к масштабному нововведению.

• Шаг 1. Юридическая подготовка и аудит цепочек поставок
• Шаг 2. Распределение ролей, МЧД и электронные подписи
• Шаг 3. Автоматизация: выбираем сервисы для работы с ЭПД
• Шаг 4. Тестовые рейсы и обучение персонала

Шаг 1. Юридическая подготовка и аудит цепочек поставок

Чтобы понять, с чего начать работу с ЭПД, необходимо разобрать все ваши текущие договоры и логистические маршруты. Очень многое зависит от того как вы организуете доставку: силами привлеченного перевозчика или собственным транспортом.

Что нужно сделать:

• Проанализировать договоры купли-продажи и поставки. Если доставку осуществляет сторонний перевозчик, оформляется электронная транспортная накладная (ЭТрН). Если привлекается экспедитор, в договоре нужно жестко зафиксировать, кто выступает грузоотправителем. Если вы перевозите груз между своими складами или доставляете покупателю своими силами без выделения стоимости доставки в отдельную услугу, ЭТрН не нужна, но потребуется Электронный путевой лист (ЭПЛ).
• Актуализировать договоры. В действующие контракты и шаблоны нужно добавить пункт об обязанности сторон использовать электронный документооборот. Также в договорах необходимо прописать ИНН и ID ЭДО (коды участников системы), которые присваивает оператор ИС ЭПД.

Шаг 2. Распределение ролей, МЧД и электронные подписи

Электронный перевозочный документ — это не просто файл, а цепочка титулов (погрузка, медосмотр, выезд, приемка), которые завершаются в режиме реального времени. Правильная схема работы с ЭПД требует четкого разграничения зон ответственности.

Что нужно сделать:

• Распределить роли. Определите, кто из логистов, кладовщиков и диспетчеров будет оформлять и подписывать документы. Издайте приказы и обновите должностные инструкции.
• Оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Все сотрудники, использующие квалифицированную электронную подпись (КЭП) физлица, обязаны применять МЧД. Заранее создайте доверенности со специализированными кодами полномочий для логистики и зарегистрируйте их в реестре ФНС.
• Подготовить водителей. Водитель — полноправный участник процесса. Ему потребуются смартфон или планшет с мобильным приложением для подписания титулов усиленной неквалифицированной (УНЭП) или простой (ПЭП) подписью, а также для демонстрации динамического QR-кода инспекторам.

Шаг 3. Автоматизация: выбираем сервисы для работы с ЭПД

Одна опечатка в ИНН — и документ отклонен системой, а машина простаивает. Современные сервисы для работы с ЭПД позволяют исключить человеческий фактор.

Оптимальным решением для российского бизнеса является работа с ЭПД в 1С через встроенный сервис «1С-ЭПД».

Почему это удобно:

1. Бесшовная интеграция. Не нужно переключаться между окнами. Данные о грузе, маршруте и контрагентах автоматически подтягиваются из документов «Реализация» или «Заказ покупателя».
2. Статус официального оператора. Фирма «1С» аккредитована Минтрансом и гарантирует круглосуточный обмен с ГИС ЭПД.
3. Комплексность. Сервис поддерживает ЭТрН, ЭПЛ, ЭЗК и сопроводительные ведомости в едином интерфейсе.
4. Автоматический роуминг. Если ваши контрагенты сидят у других операторов ЭПД, «1С-ЭПД» сам настроит роуминг без вашего участия.

Шаг 4. Тестовые рейсы и обучение персонала

Когда техническая база готова, начинается непосредственная работа с ЭПД на практике. До 1 сентября необходимо провести несколько тестовых рейсов с лояльными контрагентами, чтобы отработать штатные и нештатные ситуации:

Параллельно нужно обучить персонал и составить короткие памятки для менеджеров, складских работников, врачей/механиков и водителей.

Не знаете, как успеть всё настроить до 1 сентября?

Переход на ЭПД в логистике — это стресс, но его можно избежать, если опереться на профессионалов. Наша компания «Софт-Бизнес» может помочь абсолютно на всех этапах подготовки и запуска.

Мы берем на себя:

• Проведение полного аудита и совместное выстраивание бизнес-процессов и цепочек поставок.
• Детальную проработку и роспись всех возможных сценариев перевозок под вашу специфику.
• Подключение машиночитаемых доверенностей (МЧД) и оформление электронных подписей на сотрудников.
• Подключение и настройку сервиса оператора ЭПД «1С-ЭПД» для бесшовной интеграции с вашей учетной системой.
• Комплексное обучение сотрудников работе в программе (от логистов до водителей).

Оставьте заявку на аудит прямо сейчас, чтобы 1 сентября ваш бизнес встретил нововведения во всеоружии, а не в простое на трассе!

Больше полезных статей у нас в соц. сетях