Электронные экспедиторские документы с 1 сентября 2026: как начать работу с ЭПД

С 1 сентября 2026 года в России меняются правила оформления транспортно-экспедиционных документов. Экспедиторам и их клиентам предстоит перейти на электронные экспедиторские документы, а сами документы будут передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Новые правила затронут организации и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают или получают транспортно-экспедиционные услуги. Вместе с электронными экспедиторскими документами изменится и порядок взаимодействия между клиентом, экспедитором и оператором информационной системы.

Разберемся, что изменится с 1 сентября 2026 года, когда появятся электронные форматы экспедиторских документов, какие документы нужно будет оформлять в электронном виде и как подготовиться к новым правилам.

Содержание статьи: 

• Что такое электронные экспедиторские документы
• Что изменится в экспедиторских документах с 1 сентября 2026 года
  • Какие электронные экспедиторские документы появятся
  • Правила обмена электронными экспедиторскими документами
  • Как выглядит процесс работы
• Какой электронной подписью подписывать документы
• Можно ли с 1 сентября 2026 года использовать бумажные документы
• Что нужно сделать компании до 1 сентября 2026 года

Что такое электронные экспедиторские документы

Экспедитор оказывает не только услуги непосредственно по перевозке груза. Он может организовывать перевозку, заключать договоры с перевозчиками, принимать и проверять груз, организовывать его хранение, выполнять таможенные формальности и оказывать другие услуги, связанные с перемещением груза. Такие отношения оформляются договором транспортной экспедиции.

К основным экспедиторским документам относятся:

• поручение экспедитору (ПЭ) — определяет перечень и условия оказания транспортно-экспедиционных услуг;
• экспедиторская расписка (ЭР) — подтверждает получение экспедитором груза от клиента или указанного им грузоотправителя;
• складская расписка (СР) — подтверждает принятие груза на складское хранение.

Помимо них, при организации перевозки могут использоваться транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку и другие документы. С 1 сентября перевозочные документы переходят в электронный формат. Мы подробно разбирали эту тему в предыдущих статьях: 

• Переход на ЭПД: электронные перевозочные документы
• Электронная транспортная накладная: когда станет обязательной 
• Как работать с электронным путевым листом в 2026 году?
• Электронные перевозочные документы: ответы на частые вопросы

Что изменится в экспедиторских документах с 1 сентября 2026 года

Главное изменение заключается в том, что экспедиторские документы должны формироваться в электронной форме. Закон предусматривает направление электронных экспедиторских документов в ГИС ЭПД. Соответствующие изменения внесены Федеральным законом № 140-ФЗ.

Поэтому с 1 сентября 2026 года обычного обмена бумажными поручениями, экспедиторскими и складскими расписками между участниками перевозки в общем случае будет недостаточно.

При этом законодательство предусматривает отдельные ситуации, когда экспедиторские документы в электронном виде оформлять не требуется. Они определены приказом Минтранса России от 03.04.2026 № 115. 

Какие электронные экспедиторские документы появятся

Согласно Правилам транспортно-экспедиционной деятельности, к электронным перевозочным и экспедиторским документам относятся:

1. электронного поручения экспедитору;
2. электронной экспедиторской расписки;
3. электронной складской расписки.

Правила обмена электронными экспедиторскими документами

Обмен происходит через информационные системы операторов электронных перевозочных документов. Оператор экспедитора получает электронный документ, проверяет его и обеспечивает его дальнейшее направление в государственную систему. При этом срок направления документа оператором в ГИС ЭПД не должен превышать 10 минут с момента получения файла обмена от участника информационного взаимодействия. 

Как выглядит процесс работы

В упрощенном виде схема работы с электронными экспедиторскими документами выглядит следующим образом:

1. Клиент формирует электронный документ.

Например, клиент формирует электронное поручение экспедитору и подписывает его электронной подписью.

2. Документ направляется экспедитору.

Экспедитор получает файл обмена через информационную систему электронных перевозочных документов.

3. Экспедитор формирует свою часть документа.

Например, при оформлении электронной экспедиторской расписки экспедитор формирует файл со сведениями о грузе, клиенте, грузоотправителе, экспедиторе, условиях приема груза и других необходимых данных. 

4. Документ подписывается электронной подписью.

В общем случае используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Если интересы участника представляет физическое лицо на основании доверенности, законодательство предусматривает возможность использования усиленной неквалифицированной электронной подписи такого представителя при соблюдении установленных требований. 

5. Документ передается оператору.

Оператор информационной системы электронных перевозочных документов выполняет предусмотренные правилами проверки и направляет сведения в ГИС ЭПД.

6. Документ получает уникальный идентификатор.

Участники используют идентификатор электронного документа при дальнейшем информационном взаимодействии. 

Таким образом, переход на электронный документооборот — это не просто перевод бумажного бланка в PDF. Документ формируется в установленном формате, подписывается электронной подписью и проходит через предусмотренную законодательством информационную систему.

Какой электронной подписью подписывать документы

Особое внимание при переходе стоит уделить электронной подписи сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы.

Федеральный закон № 140-ФЗ предусматривает подписание электронных экспедиторских документов усиленной квалифицированной электронной подписью либо в предусмотренных законом случаях усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица, действующего на основании доверенности.

Если сотрудник подписывает электронный документ от имени организации или ИП на основании доверенности, в ГИС ЭПД должна быть представлена соответствующая доверенность в электронной форме в машиночитаемом виде.

Поэтому до начала работы необходимо определить:

• кто будет формировать документы;
• кто будет их подписывать;
• какие полномочия есть у сотрудников;
• какие электронные подписи используются;
• оформлены ли необходимые доверенности.

Можно ли с 1 сентября 2026 года использовать бумажные документы

Да, но только в случаях, которые прямо установлены законодательством.

Приказ Минтранса России № 115 определяет перечень ситуаций, когда экспедиторские документы можно оформить на бумажном носителе. В частности, исключения предусмотрены для:

• перевозок грузов для нужд органов государственной власти, обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов;
• работы на территориях, где введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, а также режим контртеррористической операции;
• ситуаций, когда из-за обстоятельств непреодолимой силы отсутствует техническая возможность представить электронный документ;
• оказания услуг физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• оказания услуг иностранному юридическому или физическому лицу. 

То есть компаниям не стоит исходить из принципа «если не получилось оформить электронно, можно распечатать документ». Бумажная форма допустима только при наличии соответствующего основания.

Что нужно сделать компании до 1 сентября 2026 года

Чтобы переход на электронные экспедиторские документы с 1 сентября прошел без остановки работы, экспедитору стоит заранее проверить несколько направлений.

1. Определить, какие документы использует компания

Составьте перечень документов, которые возникают в процессе работы:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• транспортная накладная;
• заказ или заявка;
• договоры и другие сопутствующие документы.

Это позволит определить, какие процессы необходимо перевести в электронный формат.

2. Техническая подготовка

• Выберите оператора ГИС ЭПД и заключите договор
• Настройте программное обеспечение для работы с электронными перевозочными и экспедиторскими документами
• Протестируйте обмен документами до 1 сентября 2026 года

3. Кадровая подготовка

• Обучите сотрудников работе с новыми системами
• Оформите доверенности на подписание электронных документов
• Назначьте ответственных за работу в ГИС ЭПД

4. Организационная подготовка

• Пересмотрите договоры с клиентами и партнерами
• Уведомите контрагентов о переходе на электронные экспедиторские документы
• Разработайте внутренние регламенты работы с ЭЭД

Наша компания предлагает комплексную поддержку при переходе на электронные экспедиторские документы.

Что мы делаем:

• Подключение к ГИС ЭПД Поможем зарегистрироваться в системе, получить электронные подписи и протестировать обмен до обязательного срока.
• Настройка процессов Адаптируем документооборот под правила обмена электронными экспедиторскими документами, определим необходимые форматы для ваших перевозок.
• Интеграция с 1С Настроим формирование экспедиторских документов прямо из 1С с автоматической передачей в ГИС ЭПД — без ручного ввода и лишних программ.
• Обучение сотрудников Проведем практические тренинги: научим создавать электронные документы, работать в ГИС ЭПД и действовать в нестандартных ситуациях.
• Поддержка на старте Поможем решить технические вопросы, исправить ошибки и актуализировать настройки при изменении форматов.

Оставляйте заявку на сайте - мы ответим на все ваши вопросы

Больше полезных статей в нашей рассылке и у нас в соц. сетях