Электронные перевозочные документы (ЭПД): ответы на частые вопросы

Электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными для оформления уже с 1 сентября 2026 года. В статье мы разберем ключевые вопросы: какие ЭПД обязательны для оформления, а какие нет, что такое ЭТрН и как она оформляется.

Общие вопросы про ЭПД: 

С какого числа обязательны электронные перевозочные документы? 

Какие перевозочные документы ЭПД будут обязательны с 1 сентября 2026 года?

Кто должен будет оформлять ЭПД?

Когда переходить на работу с электронными перевозочными документами?

Как начать работу с электронными перевозочными документами? 

Вопросы про ЭТрН:

Что такое электронная транспортная накладная ЭТрН?

Для кого обязательна ЭТрН?

Кто подписывает электронную транспортную накладную ЭТрН?

Как водитель участвует в подписании ЭТрН?

Вопросы про ЭПЛ:

Что такое электронный путевой лист? 

Обязателен ли электронный путевой лист? 

Кто оформляет и подписывает ЭПЛ? 

Как оформляется путевой лист при наличии собственного транспорта?

Нужно ли оформлять электронные перевозочные документы/электронный путевой лист при перевозке для собственных (личных) нужд? 

Как начать работу с электронным путевым листом? 

Вопросы про сервис 1С-ЭПД:

Что за сервис 1С-ЭПД?

Как пользоваться сервисом 1С-ЭПД?

Сколько стоит сервис 1С-ЭПД?

Как подключить сервис 1С-ЭПД?

С какого числа обязательны электронные перевозочные документы? 

С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов становится обязательным для ВСЕХ участников грузоперевозок. 

Это означает, что с 1 сентября оформление бумажных перевозочных документов будет невозможно.

Какие перевозочные документы ЭПД будут обязательны с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке оформляются следующие виды электронных перевозочных документов:

• транспортная накладная (ЭТрН);
• заказ-заявка;
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка;
• грузовая авианакладная;
• железнодорожная накладная.

Кто должен будет оформлять ЭПД?

Оформление электронных перевозочных документов обязательно для всех участников грузоперевозок: 

• грузоотправителей (завод-производитель, склад, магазин)
• перевозчиков (транспортная компания, ИП-водитель, включая собственный транспорт)
• грузополучателей (клиент, который получает товар)

Пример: Производитель везёт продукцию в розничный магазин своим транспортом

1. Завод (он же грузоотправитель) создаёт электронную накладную в своей учётной системе.
2. Водитель получает QR-код в мобильном приложении, едет в магазин.
3. На месте сотрудник магазина открывает документ, проверяет груз и ставит электронную подпись.

Пример: Интернет-магазин отправляет заказ через транспортную компанию

1. Магазин (грузоотправитель) создает электронную транспортную накладную в системе. Передаёт товар перевозчику.
2. Транспортная компания вносит свои данные в накладную, передает QR-код водителю.
3. Клиент (грузополучатель) при получении проверяет груз, в накладной указывает время приемки груза и состояние товара.
4. Перевозчик передает товар грузополучателю и закрывает транспортную накладную.

Когда переходить на работу с электронными перевозочными документами?

Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года, но так как переход на новую систему требует времени, технической подготовки и обучения сотрудников - мы настоятельно рекомендуем начать работу с ЭПД уже сейчас, чтобы заранее отточить все процессы.

Как начать работу с электронными перевозочными документами? 

1. Выберите систему для работы с ЭПД. Если вы работаете в 1С, то мы советует подключать сервис 1С-ЭПД, так вся работа по оформлению и подписанию документов будет происходить прямо в вашей 1С, без необходимости переключаться между программами.
2. Подключите квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать перевозочные документы. 
3. Подключитесь к оператору ЭДО - это обязательное требование для обмена электронными перевозочными документами.
4. Настройте процессы внутри компании, обучите сотрудников.
5. Проведите тестовые перевозки, чтобы отработать все процессы.

Нужна помощь с ЭПД? Оставьте заявку на сайте или свяжитесь с нами по телефону + 7 (812) 309-97-47 - мы проконсультируем вас и поможем начать работу с электронными перевозочными документами

Что такое электронная транспортная накладная ЭТрН?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, которая сопровождает груз при перевозке. С помощью транспортной накладной подтверждаются заключение договора на транспортные услуги, а также расходы на услуги логистических организаций.

Для кого обязательна ЭТрН?

С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательным документом для всех участников перевозок – отправителей, перевозчиков, получателей и экспедиторов.

Кто подписывает электронную транспортную накладную ЭТрН?

В подписании транспортной накладной участвуют: 

• грузоотправитель
• перевозчик
• грузополучатель

Работа с электронной транспортной накладной выстроена по поэтапной схеме и предполагает последовательное подписание документа всеми сторонами перевозки с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Каждый участник подписывает документ на своем этапе.

1. Оформление ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕМ - грузоотправитель создает электронную транспортную накладную, вносит данные о перевозке: сведения о грузе, грузоотправителе, грузоперевозчике, водителе, транспортном средстве - подписывает КЭП
2. Прием груза ПЕРЕВОЗЧИКОМ - при приемке груза у грузополучателя перевозчик указывает сведения о состоянии груза на приемке (есть замечания к грузу/нет замечаний) - подписываем КЭП
3. Прием груза ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕМ - при приемке груза грузополучатель вносит данные о фактическом состоянии груза - подписывает КЭП
4. Выдача груза ПЕРЕВОЗЧИКОМ - перевозчик передает товар грузополучателю, закрывает перевозку.

Как водитель участвует в подписании ЭТрН?

• Если водитель выступает в качестве перевозчика (ИП), то в таком случае на приемке и выдаче груза водитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью.
• Если водитель - наемный сотрудник перевозчика, то водитель не подписывает перевозочные документы. Подписывает ЭТрН сотрудник на стороне перевозчика, водителю направляется QR-код, который он должен будет предъявить при остановке инспектором ГИБДД.

Что такое электронный путевой лист? 

Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это цифровой аналог традиционного бумажного путевого листа. По сути, это тот же документ, но в цифровом виде: все сведения вносятся в электронном виде, подтверждаются электронной подписью и могут быть проверены контролирующими органами онлайн.

Обязателен ли электронный путевой лист? 

С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист обязателен ТОЛЬКО для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок ЭПЛ остается добровольным, однако его использование рекомендуется: ЭПЛ фиксирует медосмотр, техконтроль и пробег ТС, что важно для подтверждения расходов.

Для коммерческих, пассажирских перевозок, для такси - на данный момент оформление электронных путевых листов НЕОБЯЗАТЕЛЬНО. Обязательно только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Кто оформляет и подписывает ЭПЛ? 

В оформлении и подписании электронных путевых листов участвуют: 

• диспетчер или ответственное лицо
• мед. работник (может быть как штатный сотрудник, так и сторонняя организация)
• механик (может быть как штатный сотрудник, так и сторонняя организация)
• водитель (получает QR код)

Перед выездом транспортного средства на рейс оформляются следующие титулы:

1. Диспетчер создает документ и заполняет общие сведения о перевозке (Титул 1)

2. Мед. работник оформляет документ, где отмечает, что водитель здоров и прошел предрейсовый мед. осмотр (Титул 2)

3. Механик подтверждает, что транспортное средство исправно и разрешает выход на линию (Титул 3)

4. Механик или другой ответственный сотрудник фиксирует цифры на одометре, количество топлива (Титул 4)

5. После того, как сформированы и подписаны все 4 титула, данные направляются в ГИС ЭПД (автоматически).

6. Через оператора ИС ЭПД водитель получает QR-код и выезжает в рейс.

После завершения рейса и заезда транспортного средства на парковку оформляются следующие титулы:

1. Механик после рейса снимает показания одометра, ставит пометку о расходе топлива (Титул 5)

2. Медработник проводит послерейсовый мед. осмотр и фиксирует результат (Титул 6). Титул 6 является опциональным – он обязателен в пассажирских перевозках и при перевозках опасных грузов.

Как оформляется электронный путевой лист при наличии собственного транспорта?

При оформлении электронного путевого листа в 1С-ЭПД можно указать юр. лицо (указываем свою компанию) и в строке "статус" указать "собственник транспортного средства" (см. на скриншоте).

Нужно ли оформлять электронный путевой лист при перевозке для собственных нужд? 

В сервисе 1С-ЭПД при начале оформления электронного путевого листа есть возможность выбрать вид перевозки: 

• коммерческая перевозка,
• перевозка для собственных нужд,
• передвижение и работа специальных транспортных средств. 

В случае, если вам необходимо организовать перевозку для собственных нужд: в строке "Вид перевозки" необходимо указать "для собственных нужд".

Как начать работу с электронным путевым листом? 

Чтобы начать работу с ЭПЛ вам потребуется:

• Выбрать аккредитованного Минтрансом оператора, который будет посредником при передаче ЭПЛ в ГИС ЭПД;
• Получить электронные подписи для ответственных сотрудников, которые будут работать с ЭПЛ.
• Обучить диспетчеров, механиков, водителей работе с электронными путевыми листами.

Чтобы удобно работать с электронными путевыми листами и другими электронными перевозочными документами предусмотрен сервис 1С-ЭПД.

Что за сервис 1С-ЭПД?

1С-ЭПД — это встроенный в программы 1С сервис для работы с электронными перевозочными документами. Он позволяет создавать, подписывать, отправлять и хранить ЭПД прямо в привычном интерфейсе 1С, без переключения на сторонние сайты или программы.

Оставьте заявку или свяжитесь с нами по телефону - мы продемонстрируем вам работу сервиса. Наглядно покажем как сформировать транспортную накладную, путевой лист в 1С

Как пользоваться сервисом 1С-ЭПД?

• Создаёте документ в 1С как обычно: заполняете груз, маршрут, транспорт, контрагентов.
• Нажимаете «Подписать и отправить»: система предлагает выбрать сертификат электронной подписи (КЭП) и подтвердить отправку.
• Документ уходит контрагенту через оператора ЭДО (например, «Калуга Астрал») и одновременно — в ГИС ЭПД.
• Получатель видит документ в своей 1С, проверяет, подписывает своей КЭП — и статус автоматически обновляется у всех участников.
• Водитель может работать через мобильное приложение 1С-ЭПД: сканировать QR-код на погрузке, подтверждать этапы, подписывать документы касанием

Сколько стоит сервис 1С-ЭПД?

Как подключить сервис 1С-ЭПД?

Подключение сервиса происходит удаленно при поддержке официального партнера фирмы «1С»:

1. Аудит и оценка готовности. Анализируем вашу конфигурацию 1С, процессы оформления перевозок, наличие оборудования и квалифицированных электронных подписей у сотрудников.
2. Оформление УКЭП. Помогаем оформить усиленные квалифицированные электронные подписи для сотрудников через сервис «1С-Подпись» — заявление подается прямо из программы 1С.
3. Настройка в 1С. Активируем модуль 1С-ЭПД в вашей базе, настраиваем права пользователей, шаблоны документов, интеграцию с оператором ЭПД.
4. Подключение мобильного приложения. Помогаем установить приложение «1С-ЭПД» на устройства водителей, привязать учетные записи, провести тестовое подписание.
5. Приглашение контрагентов. Через 1С-ЭДО отправляем приглашения к обмену ЭПД грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям.
6. Тестовый рейс. Проводим пробное оформление электронного путевого листа и транспортной накладной, проверяем передачу в ГИС ЭПД и получение квитанций.
7. Обучение и запуск. Обучаем диспетчеров, бухгалтеров и водителей работе с ЭПД в 1С и мобильном приложении, выдаем инструкции, подключаем техподдержку.

Срок подключения: от 2 до 5 рабочих дней в зависимости от количества настраиваемых сценариев и участников перевозки.

Оставьте заявку на сайте или свяжитесь с нами по телефону + 7 (812) 309-97-47 - мы проконсультируем вас и поможем начать работу с электронными перевозочными документами