Электронный документооборот: что это и как подключить

Папки с договорами, потерянные акты, курьеры, подписи «на следующей неделе» и вечный поиск нужного документа — для многих компаний это до сих пор обычная работа. Но бизнес постепенно уходит от бумажных процессов. Причина простая: бумажный документооборот слишком медленный и дорогой.

Поэтому все больше компаний переходят на электронный документооборот — систему, в которой документы создаются, отправляются, подписываются и хранятся в цифровом виде. Причем работать с ними можно прямо из учетной системы, например 1С.

Содержание статьи: 

• Что такое электронный документооборот
• Зачем компании переходят на электронный документооборот в организации
• Как работает ЭДО электронный документооборот
• 1С-ЭДО Электронный документооборот: почему компании выбирают решения на базе 1С
• Система электронного документооборота 1С: какие возможности доступны
• Как настроить электронный документооборот в 1С
• Как подключить ЭДО

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот - это обмен документами в цифровом формате между компаниями, сотрудниками, контрагентами и государственными системами. Если коротко, то электронный документооборот в организации — это обмен документами без бумаги. Вместо распечатки и пересылки оригиналов компании используют электронные документы, подписанные электронной подписью.

Такие документы имеют юридическую силу и официально признаются государственными органами.

Через электронные документы система электронного документооборота позволяет обмениваться:

• счетами;
• актами;
• УПД;
• счетами-фактурами;
• договорами;
• товарными накладными;
• электронными транспортными накладными;
• кадровыми документами;
• внутренними служебными документами.

И все это — без печати, сканирования и отправки курьером.
 

Зачем компании переходят на электронный документооборот в организации

На практике переход на эдо электронный документооборот обычно начинается с одной проблемы: сотрудники тратят слишком много времени на документы.

Менеджер отправил договор — бухгалтерия его не увидела. Контрагент подписал акт — файл потерялся в почте. Руководитель уехал — согласование остановилось на неделю.

ЭДО помогает убрать эти проблемы.

После внедрения компании получают:

• более быстрый обмен документами;
• меньше ручной работы;
• сокращение ошибок;
• прозрачный контроль статусов;
• быстрый поиск документов;
• снижение расходов на бумагу и архив.

Кроме того, электронный формат уже становится обязательным во многих направлениях бизнеса — особенно там, где есть маркировка, ЭПД и работа с государственными системами.

Как работает ЭДО электронный документооборот

С технической точки зрения все выглядит довольно просто.

Сотрудник создает документ → подписывает его электронной подписью → отправляет контрагенту через оператора ЭДО → контрагент получает и подписывает документ.

При этом система автоматически фиксирует:

• кто отправил документ;
• когда его подписали;
• был ли он доставлен;
• принят ли документ второй стороной.

То есть больше не нужно искать письмо в почте или выяснять, получил ли контрагент документы.

1С-ЭДО Электронный документооборот: почему компании выбирают решения на базе 1С

Большинство российских компаний уже работают в 1С, поэтому логично, что именно 1с электронный документооборот стал одним из самых популярных решений для автоматизации.

Главный плюс — сотрудникам не приходится переходить в отдельные программы. Документы создаются и отправляются прямо из привычного интерфейса 1С.

Например:

• бухгалтер формирует УПД;
• нажимает кнопку отправки;
• документ автоматически уходит контрагенту;
• статус подписания отображается прямо в 1С.

Без выгрузок, сканов и ручной отправки файлов.
 

Система электронного документооборота 1С: какие возможности доступны

Современная система электронного документооборота 1С поддерживает:

• внутренний и внешний документооборот;
• маршруты согласования;
• контроль задач и сроков;
• интеграцию с операторами ЭДО;
• автоматическое создание документов;
• электронные подписи;
• архивирование документов;
• обмен с контрагентами;
• интеграцию с Честным ЗНАКом и ЭПД.

Например, в решениях 1С можно автоматически отправлять УПД, акты и счета-фактуры сразу после проведения документа.

Как настроить электронный документооборот в 1С

Многие компании думают, что настройка ЭДО — это долгий и сложный проект. На практике базовое подключение обычно занимает намного меньше времени.

Чтобы понять, как настроить электронный документооборот в 1С, достаточно разделить процесс на несколько этапов.

Раньше электронный документооборот считался дополнительным удобством. Сейчас с появлением Честного ЗНАКа, ЭПД - ЭДО становится уже стандартом работы бизнеса. 

Государственные системы переходят на цифровой формат, все больше контрагентов переходят на электронную документацию, а компании стараются сократить издержки и ускорить процессы. 

Как подключить ЭДО

Многие компании откладывают переход на ЭДО не из-за сложной системы, а просто боятся сложной настройки и сопротивления со стороны сотрудников. 

На практике подключение ЭДО можно выполнить довольно быстро.

Наша компания "Софт-Бизнес" - сертифицированный партнер 1С. Мы получили статус - "Центр компетенции по ЭДО", что подтверждает наши экспертизу и большой опыт внедрения электронного документооборота в компании.

Оставьте заявку на сайте - мы поможем вам перейти на электронные документы