ЭПД в 2026 году: ответы на самые частые вопросы о переходе на электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательное оформление электронных перевозочных документов (ЭПД), включая электронную транспортную накладную (ЭТрН). Это требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес изменения в ФЗ-87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» и иные нормативные акты.

Переход на ЭДО в сфере грузоперевозок затрагивает всех участников логистической цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Чтобы помочь вам грамотно выстроить бизнес-процессы и избежать рисков, мы собрали развернутые ответы на самые частые и сложные вопросы, основанные на актуальных нормативных актах и правоприменительной практике.

В каких случаях нужно оформлять электронную транспортную накладную? 

• Нужно ли оформлять ЭТрН при поставке товаров в розничный магазин?
• Нужна ли ЭТрН при перемещении груза между собственными складами или внутри группы компаний?
• Нужна ли ЭТрН при передаче товара на склад ответственного хранения (СОХ) и вывозе со склада?
• Нужна ли ЭТрН при перевозке мусора и стройматериалов?
• Нужна ли ЭТрН при доставке товара на склад маркетплейса?
• Нужна ли ЭТрН, если покупатель забирает товар самовывозом?

Правила оформления и подписания ЭТрН

• Кто должен формировать ЭТрН?
• Кто подписывает Титул 1, Титул 2, Титул 3 и Титул 4 ЭТрН?
• В какой срок грузополучатель должен подписать Титул 3 ЭТрН?
• Нужно ли всем участникам использовать одного оператора ЭПД?
• Нужна ли УКЭП для подписания ЭТрН?

Нужно ли оформлять ЭТрН при поставке товаров в розничный магазин?

Необходимость оформления ЭТрН напрямую зависит от условий доставки и наличия договора перевозки. Ключевой критерий – наличие отношений, при которых одна сторона за плату оказывает другой услугу по перемещению груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 и 2 ст. 8 ФЗ-259 «Устав автомобильного транспорта»). Возможны три варианта:

• Вариант 1. ИП самостоятельно перевозит товар собственным (или арендованным без экипажа) транспортом. Оформлять ЭТрН не нужно. Услуга по перевозке не оказывается, ИП действует в собственных интересах и за свой счет.
• Вариант 2. Оптовая база доставляет товар в рамках договора поставки.
  • Если стоимость доставки включена в цену товара и не выделена отдельно, самостоятельный договор перевозки не возникает. Продавец исполняет обязанность по передаче товара (п. 1 ст. 458 ГК РФ). ЭТрН не требуется.
  • Если доставка выделена как самостоятельная услуга и оплачивается отдельно, считается, что стороны заключили смешанный договор, включающий договор перевозки. В этом случае оформление ЭТрН обязательно.
• Вариант 3. Доставка осуществляется сторонним перевозчиком. Если ИП заключает договор перевозки с транспортной компанией, оформление ЭТрН обязательно.

Нужна ли ЭТрН при перемещении груза между собственными складами или внутри группы компаний?

Нет, не нужна. ЭТрН оформляется только при наличии договора перевозки со сторонним юридическим лицом или ИП. Если груз перемещается между собственными подразделениями на собственном транспорте, договор перевозки отсутствует. В этом случае правомерность перемещения подтверждается товарными документами (ТОРГ-12, УПД) и путевым листом.

Нужна ли ЭТрН при передаче товара на склад ответственного хранения (СОХ) и вывозе со склада?

Сама по себе операция приемки или выдачи груза на складе как складская операция не требует оформления ЭТрН (регулируется гл. 47 ГК РФ). ЭТрН нужна только тогда, когда груз физически перевозится автомобильным транспортом по договору перевозки.

Если груз привозится на СОХ или вывозится со склада перевозчиком, ЭТрН оформляется. При этом СОХ не является грузоотправителем по существу, а действует по поручению фактического владельца груза или экспедитора. В разделе 1 ЭТрН указывается фактический владелец, а в разделе о лице, ответственном за погрузку, указывается организация СОХ. Чтобы сотрудник СОХ мог законно подписать ЭТрН, необходимо заранее оформить полномочия через договор хранения с соответствующим условием либо машиночитаемую доверенность (МЧД).

Нужна ли ЭТрН при перевозке мусора и стройматериалов?

Необходимость оформления ЭТрН зависит не от вида груза, а от наличия договора перевозки. Если мусор или стройматериалы вывозятся сторонним перевозчиком по договору, с 01.09.2026 оформляется ЭТрН.

Важно: при транспортировке отходов (мусора) необходимо соблюдать требования ст. 16 ФЗ-89 «Об отходах производства и потребления». Для отходов I–IV классов опасности требуется паспорт отходов, который оформляется до погрузки. Паспорт отходов не заменяет ЭТрН, и наоборот: если есть договор перевозки, нужны оба документа. Для отходов V класса опасности (например, отходы сучьев, ветвей) паспорт не требуется.

Нужна ли ЭТрН при доставке товара на склад маркетплейса?

Здесь действует тот же принцип.

Если продавец самостоятельно доставляет товар на склад маркетплейса собственным транспортом и не заключает отдельный договор перевозки, ЭТрН не требуется.

Если для доставки привлекается сторонняя транспортная компания по договору перевозки, оформляется ЭТрН.

Нужна ли ЭТрН, если покупатель забирает товар самовывозом?

Все зависит от того, чьим транспортом осуществляется вывоз:

• Если покупатель забирает товар своим транспортом, договор перевозки с продавцом не заключается. ЭТрН не нужна.
• Если покупатель нанимает стороннего перевозчика для забора товара, ЭТрН обязательна. В этом случае грузоотправителем и грузополучателем в ЭТрН выступает покупатель (как заказчик перевозки), а продавец может быть указан лишь как лицо, осуществляющее погрузку.

Кто должен формировать ЭТрН?

По общему правилу оформление транспортной накладной связано с грузоотправителем. При этом конкретная схема зависит от того, кто организует перевозку, кто передает груз перевозчику и какие роли предусмотрены договором.

Например, при стандартной поставке:

Продавец → перевозчик → покупатель

грузоотправителем является сторона, передающая груз перевозчику, а грузополучателем — лицо, принимающее его в пункте назначения.

Если перевозку организует покупатель и он самостоятельно нанимает перевозчика для вывоза товара, распределение ролей может быть другим. В частности, покупатель может выступать грузоотправителем, а продавец — лицом, осуществляющим погрузку. Поэтому при настройке ЭПД важно анализировать не только договор поставки, но и договор перевозки, заявку на перевозку и фактическое распределение обязанностей между участниками.

Кто подписывает Титул 1, Титул 2, Титул 3 и Титул 4 ЭТрН?

ЭТрН состоит из нескольких частей — титулов, которые формируются и подписываются разными участниками перевозки.

В упрощенном виде цепочка выглядит следующим образом:

1. Титул 1 — оформление транспортной накладной;
2. Титул 2 — принятие груза перевозчиком;
3. Титул 3 — приемка груза грузополучателем;
4. Титул 4 — завершение перевозки перевозчиком.

Распределение подписей зависит от конкретной роли участника и предусмотренного порядка оформления ЭТрН.

В какой срок грузополучатель должен подписать Титул 3 ЭТрН?

Отдельный нормативный срок именно для подписания Титула 3 в формате «не позднее X часов» законодательство не устанавливает.

При этом ЭТрН относится к первичным учетным документам, поэтому действует общее правило Федерального закона № 402-ФЗ: первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.

Поэтому на практике Титул 3 следует оформлять и подписывать при фактической приемке и разгрузке либо непосредственно после них.

Затягивать подписание не стоит. Пока соответствующий этап перевозки не завершен в системе, это может препятствовать дальнейшему оформлению электронного документа.

Кроме того, условия договора перевозки могут устанавливать время на выгрузку. Если из-за действий грузополучателя возникает простой транспортного средства, перевозчик может предъявить требования в соответствии с условиями договора и законодательством об автомобильном транспорте.

Нужно ли всем участникам использовать одного оператора ЭПД?

Нет.

Электронный документооборот предусматривает возможность взаимодействия участников, использующих разных операторов, при наличии технической возможности роуминга.

Поэтому выбор разных операторов сам по себе не означает, что контрагенты не смогут обмениваться ЭПД. Перед началом работы необходимо проверить возможность обмена с конкретными контрагентами и корректность настроек.

Нужна ли УКЭП для подписания ЭТрН?

Для подписания электронных документов требуется квалифицированная электронная подпись в соответствии с установленным порядком электронного взаимодействия.

При организации работы необходимо заранее определить, кто именно подписывает каждый титул и какая подпись будет использоваться — организации, ИП или уполномоченного сотрудника. Для сотрудников, действующих от имени организации, также может потребоваться машиночитаемая доверенность.

Не знаете с чего начать работу с ЭПД? Оставьте заявку - наши специалисты проконсультируют вас по всем вопросам

1. Аудит текущих процессов и договоров

Наши специалисты проанализируют ваши договоры поставки и перевозки, чтобы точно определить, в каких случаях вам действительно нужна ЭТрН, а где достаточно путевого листа. Это поможет избежать избыточного документооборота и лишних затрат на операторов ЭДО.

2. Настройка программного обеспечения (1С)

Автоматизация — ключ к безошибочной работе. Консультанты помогут:

• Обновить конфигурации до версий, поддерживающих функционал 1С-ЭПД.
• Настроить интеграцию с оператором ЭДО и подключить роуминг с контрагентами.
• Автоматизировать создание ЭТрН на основании уже созданных реализаций (УПД/ТОРГ-12), чтобы данные подтягивались автоматически, исключая ручной ввод и ошибки.

3. Обучение персонала и водителей

Одна из главных проблем — сопротивление сотрудников новому функционалу. Бизнес-консультанты проводят обучение:

• Для бухгалтеров и логистов: как создавать, отправлять и отслеживать статусы документов.
• Для водителей: как пользоваться мобильным приложением «1С:Клиент ЭДО», как показывать QR-код инспектору ГИБДД и как подписывать титулы в пути.

Больше полезных новостей в нашей рассылке и в соц. сетях