Как перейти на кадровый электронный документооборот|Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Кадровики тратят до 30% рабочего времени на бумажную работу: распечатать, подписать, отсканировать, отправить, подшить в дело. Если в компании сотни сотрудников или есть удалённые филиалы — процесс затягивается на дни.

С 2021 года российское законодательство позволяет вести кадровый учёт полностью в электронном формате. В статье разберём, как перейти на кадровый электронный документооборот без рисков, и какое решение подойдёт компаниям, которые уже работают в 1С.

Содержание статьи: 

• Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)
• Чем удобен кадровый электронный документооборот
• Какие документы можно перевести в электронный вид
• Пошаговый план внедрения КЭДО
• Как вести КЭДО в 1С: Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)

КЭДО - это обмен кадровыми документами в электронном виде между работодателем и сотрудниками. 

Через систему кадрового ЭДО можно: 

• подписывать трудовые договоры; 
• оформлять заявления на отпуск;
• отправлять приказы; 
• согласовывать графики;
• выдавать расчетные листки; 
• хранить кадровые документы в электронном архиве.

Простыми словами: вместо того чтобы печатать приказ, ждать, пока сотрудник его подпишет, и потом сканировать для архива, вы отправляете документ в электронном виде. Сотрудник открывает его в личном кабинете (через браузер или мобильное приложение), знакомится и подписывает своей электронной подписью.

Как это происходит: менеджер из филиала в другом городе оформляет отпуск. Раньше он писал заявление от руки, сканировал и отправлял по почте. Кадровик распечатывал, подписывал приказ, сканировал и отправлял обратно. Теперь сотрудник подаёт заявление в личном кабинете, кадровик формирует приказ в 1С и отправляет на подпись. Документ подписывается электронно и сразу попадает в учётную систему.

Юридически электронный документ равнозначен бумажному — это закреплено в Трудовом кодексе РФ. Электронная подпись подтверждает личность и факт ознакомления, поэтому документ имеет полную юридическую силу.

Чем удобен кадровый электронный документооборот

Оформление и подписание документов происходит быстрее

Вся работа с документами происходит в электронном формате: сотрудники ознакамливаются и подписывают документы, расчетные листы в мобильном приложении. Менеджеры отдела кадров работают с кадровыми документами в 1С, без необходимости печатать и вести бумажный архив.

Экономия времени отдела кадров 

КЭДО значительно снижает нагрузку на кадровую службу, поскольку при кадровом ЭДО многие процессы автоматизируются.

Снижение расходов

Благодаря кадровому ЭДО компания снижает расходы на бумагу, печать, курьерскую доставку, хранение архивов.

Удобство для удаленных сотрудников

КЭДО особенно полезен и удобен компаниям с филиалами и удаленными командами. Сотрудники с помощью мобильного приложения могут подать заявление на отпуск, отмечать отсутствия, подписывать расчетные листки. Не нужно отправлять документы курьеров или ждать оригиналы по почте. Работодатель и сотрудник могут подписывать документы дистанционно, сохраняя юридическую значимость документов.

Какие документы можно перевести в электронный вид

В электронном формате можно вести: 

• трудовые договоры;
• доп соглашения; 
• заявления сотрудников;
• приказы;
• уведомления;
• графики отпусков;
• расчетные листки;
• локальные нормативные акты.

Пошаговый план внедрения КЭДО

1. Соберите рабочую команду

Для того, чтобы перевести компанию на КЭДО необходимо определить ответственного сотрудника или собрать рабочую команду специалистов:

• Отдел кадров: понимают, какие документы использует компания, знают маршруты согласования и сроки.
• ИТ-специалисты: оценят техническую совместимость с текущей инфраструктурой.
• Юристы: подготовят необходимые локальные акты и проверят соответствие требованиям законодательства.

2. Проанализируйте текущие процессы

Выясните, какие кадровые документы вы используете, кто их согласовывает и как долго занимает каждый этап. Определите, от каких шагов можно отказаться за счёт автоматизации.

3. Выберите платформу для КЭДО

При оценке решений обратите внимание на ключевые критерии:

Для компаний, которые ведут учет с 1С мы советуем для перехода на КЭДО сервис 1С:Кабинет сотрудника. 

Обработка, подписание и отправка документов происходит в привычном интерфейсе программы 1С, и благодаря этому при переходе на КЭДО вам не придется перестраивать порядок ведения учета или проходить дополнительное обучение. Сотрудники отправляют заявления, запросы и подписывают кадровые документы в своем личном кабинете, который доступен из удобного мобильного приложения или через веб-браузер на любом устройстве.

4. Подготовьте документы для перехода

Минимальный набор документов при переходе на КЭДО:

• Положение о КЭДО — положение описывает правила работы с электронными кадровыми документами, перечень документов для перевода, порядок доступа. Сотрудников знакомят с положением под роспись до перехода на КЭДО.
• Уведомление о переходе — информирует и уведомляет сотрудников о внедрении электронного формата кадровых документов  и о праве отказаться от него.
• Согласие на использование КЭДО — подписывают сотрудники, которые согласны работать с электронными документами. 

5. Оформите и настройте электронные подписи

Юридическую значимость документам придают электронные подписи. В КЭДО используют три типа:

Как вести КЭДО в 1С: Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Если ваша компания ведёт кадровый и бухгалтерский учёт в программах 1С, оптимальным решением для перехода на электронный документооборот станет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это встроенное решение позволяет обмениваться кадровыми документами с работниками прямо из интерфейса 1С — без сложных интеграций, дополнительных программ и перестройки привычных процессов.

Сервис состоит из двух частей: 

1. часть реализована в программах 1С (необходима для кадровиков, бухгалтеров, руководителей)

2. часть реализована в приложении 1С:Личный кабинет сотрудника на смартфонах. В нем сотрудники могут ознакомиться с расчетным листом, написать заявление н отпуск и др.

Как начать работу с «1С:Кабинет сотрудника» 

1. Оставьте заявку на сайте «Софт-Бизнес» или свяжитесь с менеджером по телефону.
2. Получите консультацию: специалисты оценят ваши процессы, подскажут оптимальный тариф и составят план внедрения.
3. Активируйте тестовый период: 45 дней бесплатного использования сервиса для оценки функционала в реальных условиях.
4. Пройдите обучение: кадровики и сотрудники получают инструкции и ответы на вопросы. Сотрудники "Софт-Бизнес" проводят обучение, по необходимости составляют инструкции, проводят очные или онлайн семинары для того, чтобы наглядно показать и обучить работе в сервисе.
5. Запустите пилот: подключите небольшую группу, отработайте процессы, масштабируйте на всю компанию.