Как работать с электронным путевым листом в 2026 году?

С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов станет обязательным для всех отраслей. Большие вопросы возникают по поводу оформления электронных путевых листов. В этой статье мы подробно разберем что такое ЭПЛ, как он будет оформляться и как будет происходит процесс обмена ЭПЛ с ГИС ЭПД. 

Что такое электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это цифровой аналог традиционного бумажного путевого листа. По сути, это тот же документ, но в цифровом виде: все сведения вносятся в электронном виде, подтверждаются электронной подписью и могут быть проверены контролирующими органами онлайн.

ЭПЛ выполняет те же функции, что и бумажный документ:

• Подтверждает законность использования транспортного средства;
• Фиксирует маршрут и время работы;
• Отражает данные о водителе, медосмотре и техническом состоянии автомобиля;
• Служит основанием для учета топлива и рабочего времени.

Что содержится в электронном путевом листе: какие данные указываются

• Срок действия путевого листа;
• Данные о лице, оформившем путевой лист:

  • Для организации – полное наименование организации, адрес, ОГРН, номер телефона;

  • Для ИП – ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП;

  • Для физ. лица (водитель легкового такси) – ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ИНН.

• Данные о транспортном средстве:

  • марка, модель ТС согласно ПТС, при наличии прицепа/полуприцепа необходимо указать марку, модель;

  • государственный регистрационный номер ТС, прицепа, полуприцепа;

  • дата, время и результат проведения предрейсового тех. осмотра;

  • дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;

  • показания одометра (полные километры пробега) при выпуске ТС на линию и при возвращения ТС;  

• Сведения о водителе:

  • ФИО водителя,

  • данные водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи),

  • СНИЛС,

  • Дата, время и результаты проведения предсменного и послесменного медосмотра.

• Сведения о виде перевозки:

  • Коммерческие перевозки;

  • Перевозки для собственных нужд;

  • Передвижение и работа специальных транспортных средств.

Когда электронные путевые листы станут обязательными

С 1 сентября 2026 года обязателен ТОЛЬКО для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок ЭПЛ остается добровольным, однако его использование рекомендуется: ЭПЛ фиксирует медосмотр, техконтроль и пробег ТС, что важно для подтверждения расходов.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПЕРЕВОЗОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ С 1 СЕНТЯБРЯ 2026 ГОДА:

• Транспортная накладная (ЭТрН)
• Заказ-заявка на перевозку грузов
• Поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка
• Грузовая авианакладная
• Железнодорожная накладная

Как работать с электронным путевым листом

Оформление ЭПЛ происходит через операторов электронных перевозочных документов (операторы ЭПД), которые передают данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Доступ к базе ЭПД есть у участников перевозки и контролирующих ведомств (МВД, Минтранса, Ространснадзора и др.).

Форма электронного путевого листа состоит из 6 файлов обмена (титулов):

Титул 1 – файл обмена содержит информацию об обстоятельствах и особенностях рейса. Диспетчер вносит данные об особенностях и обстоятельствах рейса. Также в разделе указываются данные о ТС, водителе, медработнике, сотруднике, ответственном за контроль технического состояния автомобиля и показания одометра ТС.

Титул 2 – файл обмена с информацией о результате предрейсового медицинского осмотра водителя. Файл формируется медицинским работником.

Титул 3 – файл обмена с информацией о результате предрейсового технического состояния транспортного средства и выпуске его на линию.

Титул 4 – файл обмена с информацией о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (начало смены).

Титул 5 – файл обмена с информацией о показаниях одометра при въезде транспортного средства на парковку (сдача смены).

Титул 6 – файл обмена с информацией о результате послерейсового медицинского осмотра водителя.

Электронный путевой лист подписывается ответственными лицами с помощью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Последовательность подписания титулов можно разделить на 2 части: до выезда ТС с парковки и после заезда ТС на парковку.

Этапы работы с электронным путевым листом

Перед выездом транспортного средства на рейс оформляются следующие титулы:

1. Диспетчер создает документ и заполняет общие сведения о перевозке (Титул 1)

2. Мед. работник оформляет документ, где отмечает, что водитель здоров и прошел предрейсовый мед. осмотр (Титул 2)

3. Механик подтверждает, что транспортное средство исправно и разрешает выход на линию (Титул 3)

4. Механик или другой ответственный сотрудник фиксирует цифры на одометре, количество топлива (Титул 4)

5. После того, как сформированы и подписаны все 4 титула, данные направляются в ГИС ЭПД (автоматически).

6. Через оператора ИС ЭПД водитель получает QR-код и выезжает в рейс.

После завершения рейса и заезда транспортного средства на парковку оформляются следующие титулы:

1. Механик после рейса снимает показания одометра, ставит пометку о расходе топлива (Титул 5)

2. Медработник проводит послерейсовый мед. осмотр и фиксирует результат (Титул 6). Титул 6 является опциональным – он обязателен в пассажирских перевозках и при перевозках опасных грузов.

Как перейти на оформление электронных путевых листов в 2026 году

Чтобы спокойно перейти на ЭПЛ вам потребуется:

• Выбрать аккредитованного Минтрансом оператора, который будет посредником при передаче ЭПЛ в ГИС ЭПД;
• Получить электронные подписи для ответственных сотрудников, которые будут работать с ЭПЛ.
• Обучить диспетчеров, механиков, водителей работе с электронными путевыми листами.

Чтобы удобно работать с электронными путевыми листами и другими электронными перевозочными документами предусмотрен сервис 1С-ЭПД.

Что такое 1С-ЭПД

1С-ЭПД – это сервис обмена электронными перевозочными документами, работающий внутри программы 1С. Сервис позволяет создавать, подписывать, отправлять и хранить ЭПЛ в одной системе 1С

• Работа в знакомой программе 1С

Работа в привычном интерфейсе 1С – не нужно изучать новую систему с нуля, все происходит в уже знакомой программе.

• Быстрое подключение

Легкое и быстрое подключение – достаточно лишь обновить вашу текущую конфигурацию 1С и включить несколько настроек.

• Широкая сеть контрагентов

Обмен с широкой сетью контрагентов 1С – огромное количество контрагентов используют программы 1С для работы.

Как оформить электронный путевой лист в 1С

Для того, чтобы сервис 1С-ЭПД появился в вашей 1С - необходимо:

• чтобы у сотрудников была оформлена квалифицированная электронная подпись\
• чтобы у вас было подключено 1С-ЭДО (если нет, то не беспокойтесь - мы вам поможем его подключить)
• отправить приглашение в ЭДО вашим контрагентам
• после успешного подключения 1С-ЭДО - совершить настройку 1С-ЭПД. Для этого необходимо зайти в пункт "Обмен электронными документами" - "Настройки ЭДО" - "Настройки отправки" (выбрать нужного контрагента) - В появившемся окне поставить галочки возле документов, которыми вам необходимо делиться по ЭДО. 

Если у вас возникли вопросы или сложности с настройкой - оставьте заявку или позвоните нам - мы поможем вам разобраться в работе сервиса, пришлем инструкции как оформлять электронный путевой лист, электронную транспортную накладную и другие перевозочные документы.

Остались вопросы по работе с путевым листом?  

Оставьте заявку или позвоните по контактному номеру - наш специалист ответит на все вопросы касательно работы с электронными перевозочными документами.