Какого оператора ЭДО выбрать для 1С

Электронный документооборот позволяет отправлять и получать счета-фактуры, УПД, акты, накладные и другие документы в электронном виде. При этом компании, которые используют 1С, могут работать с ЭДО непосредственно из учетной системы.

Но возникает вопрос: какого оператора ЭДО выбрать для 1С, если доступно несколько вариантов? На практике ориентироваться только на стоимость подключения недостаточно. Важно учитывать интеграцию с вашей конфигурацией 1С, операторов, которыми пользуются контрагенты, возможность роуминга, условия тарифа и качество технической поддержки. Разберем основные критерии, которые помогут выбрать подходящий вариант.

Содержание статьи: 

• Что такое оператор ЭДО
• Что такое 1С-ЭДО
• Каких операторов можно использовать с 1С
• Что такое роуминг в ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО для 1С
• Как подключить ЭДО в 1С

Что такое оператор ЭДО

Оператор электронного документооборота обеспечивает обмен электронными документами между организациями. В том числе через операторов осуществляется обмен документами с использованием электронной подписи. Работа операторов ЭДО регулируется требованиями ФНС. Налоговая служба ведет реестр операторов электронного документооборота и публикует сведения о них.

Для бизнеса оператор ЭДО — это инфраструктура, через которую проходят электронные документы между участниками обмена. При выборе важно учитывать не только самого оператора, но и то, как его сервис работает с используемой в компании программой 1С.

Что такое 1С-ЭДО

1С-ЭДО — сервис, встроенный непосредственно в программы системы «1С:Предприятие». Он позволяет работать с электронными документами из учетной системы и выбирать оператора ЭДО, поддерживающего технологию 1С-ЭДО. Это означает, что пользователю 1С не обязательно выбирать отдельную программу для отправки и получения документов. При соответствующей настройке работа с ЭДО может выполняться непосредственно в учетной системе. 

Это крайне удобно для средних и крупных компаний, у которых большое количество контрагентов. Переключаться между 1С и веб-страницей оператора ЭДО крайне неудобно и занимает много времени. Использование сервиса 1С-ЭДО помогает автоматизировать этот процесс - данные о контрагентах будут автоматически подтягиваться, а вся работа будет происходить в вашей программе 1С. 

Кроме того, 1С-ЭДО поддерживает взаимодействие между пользователями разных операторов через роуминг. В зависимости от операторов и сценария обмен может настраиваться автоматически или потребовать дополнительной заявки. Поэтому при выборе оператора ЭДО для 1С необходимо смотреть не только на название сервиса, но и на конкретную схему взаимодействия с вашими контрагентами.

ЭДО для 1С — это программный модуль или сервис интеграции, который связывает вашу учетную базу (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и др.) с аккредитованным ФНС оператором электронного документооборота.

Для чего это нужно:

• Юридически значимый обмен: Передача документов с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в форматах, которые признает ФНС и суд.
• Автоматизация рутины: Входящие документы автоматически подгружаются в 1С, бухгалтеру не нужно вручную вбивать номенклатуру, суммы и реквизиты.
• Скорость закрытия периодов: Документы доставляются за секунды, что критично для сдачи отчетности и проведения сверок.
• Интеграция с маркировкой: Формирование и отправка электронных универсальных передаточных документов (УПД) с кодами маркировки напрямую из 1С в «Честный ЗНАК».

Кому подходит: Решение необходимо производственным и торговым предприятиям, логистическим компаниям, дистрибьюторам и всем, кто ежемесячно обрабатывает более 50 первичных документов.

Основные возможности и ограничения: Современные модули ЭДО позволяют отправлять документы, отслеживать их статус (отправлен, получен, подписан, отклонен), формировать реестры и автоматически создавать документы-основания в 1С. Ограничения чаще всего связаны не с самим ЭДО, а с корректностью ведения справочников в 1С: если в базе «мусор» в номенклатуре или дубли контрагентов, автоматизация обмена не решит эту проблему, а лишь ускорит ее.

Каких операторов можно использовать с 1С

Фирма «1С» публикует перечень операторов, которые поддерживают технологию 1С-ЭДО. В опубликованном списке представлены, в частности, АО «Калуга Астрал», ООО «Такском», ООО «Линк-сервис» и ООО «ЭТП ГПБ». Список и условия интеграции могут изменяться, поэтому перед подключением лучше проверять актуальную информацию.

При этом сам факт наличия оператора в системе еще не означает, что любой сценарий обмена с каждым контрагентом будет работать одинаково. Здесь имеет значение роуминг.

Что такое роуминг в ЭДО

Роуминг позволяет компаниям, подключенным к разным операторам ЭДО, обмениваться электронными документами. Например, ваша организация может использовать одного оператора, а поставщик — другого. При наличии соответствующего роуминга переходить на одного оператора только ради этого контрагента не требуется. В 1С предусмотрены разные варианты настройки роуминга. Для одних операторов обмен может настраиваться автоматически, для других требуется отправить заявку.

Поэтому перед подключением ЭДО стоит проверить, какими операторами пользуются основные контрагенты компании.

Как выбрать оператора ЭДО для 1С

1. Проверьте интеграцию с вашей конфигурацией 1С

Первое, что нужно выяснить, — поддерживает ли выбранный оператор работу с вашей конфигурацией и версией 1С.

В компании может использоваться, например:

• 1С:Бухгалтерия предприятия;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:ERP;
• 1С:Документооборот.

Возможности ЭДО и порядок настройки могут зависеть от конкретного программного продукта и его версии.

2. Посмотрите, какими операторами пользуются ваши контрагенты

Для компании с большим количеством поставщиков и покупателей это один из важных критериев. Составьте список основных контрагентов и определите, через каких операторов они работают. После этого можно проверить возможность роуминга. Такой подход позволяет выбирать оператора не абстрактно, а исходя из реальной структуры документооборота компании.

3. Изучите условия роуминга

Наличие роуминга еще не означает, что подключение между любыми операторами происходит одинаково. В зависимости от конкретной пары операторов может использоваться автоматическая настройка или потребуется заявка на установку роуминга.

Поэтому перед подключением стоит проверить не только наличие роуминга, но и порядок его настройки.

4. Сравните тарифы

Стоимость ЭДО зависит от выбранного оператора и тарифного плана.

При сравнении тарифов важно смотреть не только на стоимость отправки одного документа. Обратите внимание на:

• количество документов, входящих в пакет;
• стоимость сверх пакета;
• стоимость подключения;
• дополнительные сервисы;
• условия продления;
• возможности для нескольких организаций и пользователей.

Если компания отправляет и получает большое количество документов, небольшая разница в стоимости одного документа может существенно влиять на общие расходы.

Поэтому тариф лучше рассчитывать исходя из фактического объема документооборота за месяц.

5. Обратите внимание на техническую поддержку

При работе с ЭДО технические проблемы могут непосредственно влиять на документооборот компании. ФНС устанавливает требования к операторам ЭДО, в том числе предусматривает круглосуточную техническую поддержку по телефону и электронной почте и поддержку обмена документами в утвержденных форматах.

Однако при выборе сервиса имеет смысл дополнительно изучить, каким образом осуществляется поддержка пользователей именно в вашем случае: через оператора, интегратора или службу сопровождения.

6. Проверьте необходимые документы и сценарии обмена

Перед подключением определите, какие документы компания планирует передавать через ЭДО. Это могут быть счета-фактуры, УПД, акты, накладные и другие электронные документы.

Если бизнес работает с маркированными товарами, прослеживаемостью, машиночитаемыми доверенностями или электронными перевозочными документами, соответствующие сценарии также стоит учитывать при выборе и настройке ЭДО.

Как подключить ЭДО в 1С

Подключение выполняется из карточки организации в программе 1С. Для подключения необходимо открыть карточку организации и выбрать команду «ЭДО — Подключить организацию». После этого пользователь выбирает оператора из доступного списка.

Перед подключением необходимо убедиться, что в программе включены сервисы ЭДО и настроены необходимые средства электронной подписи. Если ЭДО уже использовалось через другого оператора, 1С также предусматривает сценарий перехода на 1С-ЭДО.

Как подключить и настроить ЭДО в 1С с помощью «Софт-Бизнес»

Для компании недостаточно просто подключить оператора ЭДО. Важно, чтобы электронные документы корректно отражались в учете и вписывались в существующий бизнес-процесс.

ГК «Софт-Бизнес» занимается автоматизацией предприятий на базе 1С с 2014 года. Специалисты могут помочь разобраться с текущей схемой работы, подобрать подходящий вариант подключения и настроить ЭДО с учетом используемой конфигурации и процессов компании.

Если вы не уверены, какого оператора ЭДО выбрать для 1С, можно начать с консультации специалиста. В ходе консультации можно определить требования к ЭДО, проверить текущую конфигурацию 1С и подобрать подходящую схему работы.

Закажите консультацию специалиста «Софт-Бизнес», чтобы определить оптимальный вариант ЭДО для вашей компании.

Получайте полезные материалы на почту 

Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы первыми узнавать о важных изменениях в 1С, ЭДО и законодательстве.

Мы регулярно отправляем:

• новые статьи и практические материалы;
• новости и обновления 1С;
• изменения в законодательстве;
• полезные рекомендации по автоматизации бизнеса.