Какую 1С выбрать для управления проектной деятельностью: полный обзор решений

Управление проектной компанией - это крайне сложная задача, где одновременно необходимо контролировать сроки, задачи, бюджет, трудозатраты, нагрузку сотрудников и большое количество документации. При этом руководителю важно видеть не только состояние отдельного проекта, но и общую картину по портфелю проектов. 

Для автоматизации проектной деятельности используют специализированные решения 1с для управления проектами, которые позволяют планировать работы, распределять ресурсы, контролировать исполнение и анализировать плановые и фактические показатели. 

В этой статье мы расскажем: 

• Что должна уметь 1С для управления проектами
• Обзор решений 1С для управления проектами
  • 1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой
  • 1С:PM Управление проектами ПРОФ
  • 1С:PM Управление проектами КОРП
  • 1С:ERP+PM Управление проектной организацией
  • 1С:Документооборот КОРП для управления проектами
• Как выбрать 1С для управления проектами

Что должна уметь 1С для управления проектами 

Современное 1С управление проектами должно помогать не только фиксировать задачи, но и связывать проект с финансами, ресурсами, договорами и результатами работы.

В зависимости от специфики компании могут потребоваться:

• планирование этапов и сроков проекта;
• календарно-ресурсное планирование;
• управление задачами и контроль их выполнения;
• диаграмма Ганта;
• планирование и учет трудозатрат;
• контроль загрузки сотрудников;
• управление материальными ресурсами;
• проектное бюджетирование;
• план-фактный анализ;
• контроль доходов, расходов и рентабельности;
• управление договорами и обязательствами;
• работа с субподрядчиками;
• управление рисками;
• формирование портфелей и программ проектов;
• подготовка отчетности для руководителей;
• управление проектной документацией;
• интеграция с другими системами 1С.

У разных продуктов набор возможностей отличается. Поэтому перед тем, как выбирать программу, необходимо определить, какие именно процессы требуется автоматизировать.

Обзор решений 1С для управления проектами

Условно решения 1С для управления проектной деятельностью можно разделить на несколько групп.

• Для небольшой или средней проектной фирмы подойдет 1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой.
• Для специализированного управления проектами предназначены 1С:PM Управление проектами ПРОФ и 1С:PM Управление проектами КОРП.
• Если компания уже работает на 1С:ERP или 1С:КА, логичным вариантом может стать 1С:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА.
• Для комплексной автоматизации крупной проектной организации предназначено 1С:ERP+PM Управление проектной организацией.

Отдельно стоит рассматривать 1С:Документооборот КОРП. Это не специализированная PM-система в том же смысле, что продукты линейки 1С:PM, однако программа содержит функциональность проектного учета, контроля исполнения, управления документами и совместной работы. Поэтому в ряде компаний именно она становится основой для автоматизации проектного документооборота.

Далее в статье мы разберем каждое из этих решений отдельно. 

1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой

1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой — специализированное решение на базе «1С:Управление нашей фирмой», предназначенное прежде всего для малого и среднего бизнеса. Разработчики позиционируют продукт как решение для управления проектами, бюджетами и учетом в единой информационной базе. В программе предусмотрены управление работами и сроками, ресурсами, проектное бюджетирование, CRM и продажи, управленческий учет и анализ KPI.

Возможности 1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой

В части проектного управления программа позволяет:

• создавать планы проектов, этапов и работ;
• планировать сроки;
• использовать структуру проекта и диаграмму Ганта;
• планировать работу специалистов и оборудования;
• учитывать фактические трудозатраты;
• анализировать простои и перегрузку сотрудников;
• планировать проектные доходы и расходы;
• вести проектные договоры и обязательства;
• проводить план-фактный анализ;
• учитывать материальные затраты;
• контролировать показатели выручки, рентабельности и загрузки. 

Дополнительно решение объединяет проектный контур с CRM, продажами, складом, заказами, производством, банком и кассой.

Кому подойдет 1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой

Это один из вариантов, который стоит рассматривать небольшой проектной компании, если одновременно требуется автоматизировать не только проекты, но и основные управленческие процессы.

Например, программа может подойти:

• проектным и инжиниринговым компаниям;
• небольшим архитектурным бюро;
• компаниям, оказывающим профессиональные услуги;
• организациям с относительно небольшим количеством проектов;
• компаниям, которым нужна единая система продаж, учета и управления проектами.

Главное преимущество здесь — сочетание проектного управления и функций «1С:Управление нашей фирмой» в одном решении.

1С:PM Управление проектами ПРОФ

1С:PM Управление проектами ПРОФ — специализированное решение непосредственно для управления проектной деятельностью. Продукт позволяет вести проекты в единой системе, контролировать ход работ и отклонения, управлять финансами с использованием проектного бюджетирования, распределять зоны ответственности и интегрироваться с другими информационными системами. В частности, предусмотрена интеграция с Microsoft Project и Битрикс24, а совместно с «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерией» решение может использоваться как часть единой информационной среды.

Возможности 1С:РМ Управление проектами ПРОФ

В 1С PM Управление проектами ПРОФ реализованы:

• планирование содержания и сроков проекта;
• управление работами;
• планирование трудозатрат;
• управление загрузкой сотрудников;
• проектное бюджетирование;
• план-фактный анализ;
• управление коммуникациями;
• управление документами проекта;
• диспетчеризация проектных работ;
• версионирование проектов;
• актуализация планов;
• планирование материальных затрат;
• учет субподрядных работ;
• управление портфелями и программами проектов.

При этом ПРОФ не включает ряд возможностей, которые есть в КОРП. Например, управление проектными договорами, оценка проекта и расчет цены контракта, управление рисками, заявки на проекты, иерархические проекты и ряд функций управления портфелями относятся к версии КОРП.

Когда выбрать 1С:PM ПРОФ

Решение имеет смысл рассматривать компаниям, которым нужна специализированная система 1С управление проектами, но еще не требуется расширенный функционал корпоративного уровня. Это может быть подходящим вариантом для организаций, где основными задачами являются планирование проектов, контроль сроков, управление ресурсами, трудозатратами и бюджетами.

1С:PM Управление проектами КОРП

Возможности 1С:PM КОРП

В программе предусмотрены:

• планирование содержания и сроков проектов;
• управление фазами и контрольными точками;
• планирование ресурсов;
• управление загрузкой;
• проектное бюджетирование;
• план-фактный анализ;
• управление проектными договорами;
• управление рисками;
• управление портфелями и программами;
• оценка проектов;
• расчет цены контракта;
• управление заявками на проекты;
• многоуровневые проекты;
• управление субподрядчиками;
• планирование материальных затрат;
• KPI проектов и подразделений.

ПРОФ или КОРП: что выбрать

Если сравнивать 1С:PM ПРОФ и 1С:PM КОРП, то КОРП имеет смысл выбирать при более сложной организационной структуре и необходимости управлять большим количеством взаимосвязанных проектов.

КОРП расширяет ПРОФ за счет таких функций, как:

• управление проектными договорами;
• управление рисками;
• оценка проекта и расчет цены контракта;
• управление заявками на проекты;
• управление структурами портфелей и программ;
• иерархические проекты;
• расширенное управление ресурсами и подразделениями;
• согласование трудозатрат;
• экономика подразделений. 

1С:ERP+PM Управление проектной организацией

1С:ERP+PM Управление проектной организацией — комплексное решение на базе «1С:ERP Управление предприятием». Продукт объединяет проектное управление с заказами, продажами, закупками, ресурсами и финансами. 

Функционал 1С:ERP+PM

Решение включает широкий проектный контур:

• управление работами и сроками;
• календарно-ресурсное планирование;
• управление версиями проектов;
• контроль выполнения задач;
• статус-отчеты;
• управление проектными документами;
• проектное бюджетирование;
• управление договорами и обязательствами;
• управление портфелями и программами;
• планирование трудозатрат;
• управление ресурсами;
• управление субподрядчиками;
• планирование материальных затрат;
• управление проектными знаниями;
• управление коммуникациями;
• оценку проектов и расчет цены контракта;
• управление рисками. 

Важное преимущество — связь проектного управления с ERP-контуром предприятия. Например, данные проектного бюджетирования могут передаваться в подсистему бюджетирования ERP, чтобы формировать годовые бюджеты в разрезе проектов, контролировать расходы и рассчитывать финансовый результат.  Решение также интегрируется с Microsoft Project, Битрикс24, «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерией предприятия», сметными решениями и другими системами.

Кому подойдет 1С:ERP+PM

В первую очередь решение рассчитано на крупные проектные организации, которым требуется не отдельный инструмент для руководителей проектов, а единая система управления предприятием.

1С:ERP+PM стоит рассматривать, если одновременно необходимо автоматизировать:

• проекты;
• продажи;
• закупки;
• финансы;
• материальные ресурсы;
• трудовые ресурсы;
• договоры;
• управленческий учет.

1С:Документооборот КОРП для управления проектами

Не во всех случаях компании требуется полноценная специализированная PM-система. Иногда основная проблема проектной организации заключается в документах: договорах, технических заданиях, проектной документации, поручениях, согласованиях и контроле сроков. В такой ситуации стоит рассмотреть 1С:Документооборот КОРП. Это система, которая позволяет автоматизировать работу с документами, бизнес-процессами и совместную работу сотрудников. В числе функциональных возможностей 1С указывает управление документами и договорами, контроль исполнения задач, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и контроль исполнения, а также инструменты совместной работы. 

Возможности 1С:Документооборот КОРП

С помощью 1С:Документооборот КОРП можно:

• создать единое хранилище документов;
• контролировать исполнение поручений;
• организовать согласование документов;
• управлять договорами;
• контролировать сроки;
• планировать и учитывать рабочее время;
• вести проектный учет;
• организовать совместную работу сотрудников;
• разграничивать права доступа;
• связывать документы с задачами и процессами.

При этом важно понимать разницу: 1С:Документооборот КОРП не является прямой заменой специализированным решениям 1С:PM, если компании требуется глубокое календарно-ресурсное планирование, управление проектными бюджетами, портфелями, программами и загрузкой ресурсов. Однако в качестве системы управления проектной документацией и контроля исполнения задач 1С документооборот управление проектами может быть очень полезным.

Кейс-пример: внедрение 1С:Документооборот КОРП в проектной организации

У нас есть опыт автоматизации проектной деятельности с помощью 1С:Документооборот КОРП. В рамках работы над проектом проекта для ООО «ГеоСпецСтрой» — проектно-изыскательской организации — автоматизировались управление процессами и документами, договорная работа, учет рабочего времени, проектный учет и контроль исполнения, а также совместная работа над проектами. 

До внедрения информация хранилась в бумажном виде, сетевых папках и электронной почте. Из-за этого сотрудники сталкивались с длительным поиском документов, сложностями контроля поручений и сроков, долгими согласованиями и рисками потери информации.  В рамках проекта наши специалисты настроили систему под процессы заказчика, создали шаблоны документов и процессов, организовали централизованное хранение информации и разграничение прав доступа. 

В результате заказчик получил единое цифровое хранилище, контроль задач и сроков, автоматизацию согласований и передачу документов, а также возможность привязывать коммуникации к конкретным документам и задачам. 

Этот пример показывает, что автоматизация проектной деятельности не всегда начинается с внедрения большой PM-системы. Иногда основным узким местом является именно документооборот — и тогда первым шагом становится внедрение 1С:Документооборот КОРП.

Подробнее изучить кейс можно на этой странице.

Как выбрать 1С для управления проектами

При выборе системы рекомендуется пройти несколько этапов.

1. Определить масштаб проектной деятельности

Если у компании несколько небольших проектов и относительно простая структура, нет необходимости сразу выбирать наиболее функциональное решение. Для крупной проектной организации, наоборот, важно заранее учитывать возможности масштабирования.

2. Определить, какая 1С уже используется

Это один из самых важных вопросов. Если компания работает на 1С:ERP или 1С:КА, логично рассмотреть специализированный модуль 1С:PM для 1С:ERP и 1С:КА. Если ERP-система еще не внедрена и требуется комплексная автоматизация крупной проектной организации, можно рассматривать 1С:ERP+PM.

3. Определить глубину проектного управления

Нужно понять, что именно требуется автоматизировать:

• только задачи и сроки;
• календарное планирование;
• ресурсы и загрузку;
• трудозатраты;
• проектные бюджеты;
• договоры;
• субподрядчиков;
• портфели и программы;
• риски;
• расчет стоимости и рентабельности проектов.

Чем сложнее проектный контур, тем больше оснований рассматривать специализированные продукты 1С:PM.

4. Не забыть о документах

Для проектной компании документы являются такой же важной частью проекта, как сроки и бюджет. Если основная проблема заключается в согласовании договоров, хранении технической документации, поручениях и контроле исполнительской дисциплины, стоит рассмотреть 1С:Документооборот КОРП. А если требуется полноценное управление проектами, документооборот можно объединить с 1С:PM или 1С:ERP+PM.

Внедрение 1С для управления проектами в «Софт-Бизнес»

ГК «Софт-Бизнес» — официальный партнер 1С, который занимается внедрением, настройкой и сопровождением решений 1С. Мы имеем практический опыт автоматизации проектных организаций, в том числе внедрения 1С:Документооборот КОРП для управления документами и проектной деятельностью. 

Кроме того, мы сами используем «1С:Документооборот КОРП» в своей работе и автоматизируем с его помощью внутренние процессы управления документами и проектами.

Поэтому при выборе решения мы можем оценить не только функциональность конкретной конфигурации, но и саму организацию проектных процессов: какие задачи стоит автоматизировать, какие данные связать между собой, какие документы перевести в электронный вид и как выстроить контроль исполнения.

Если вы не знаете, какую 1С выбрать для управления проектами, оставьте заявку на сайте «Софт-Бизнес». Наши менеджеры проконсультируют вас, помогут определить подходящее решение и ответят на вопросы по внедрению.

Больше полезных статей в нашей email-рассылке