Руководство по переходу на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным для всех участников перевозок. Переход на цифровой формат направлен на отказ от бумажных транспортных документов, ускорение обмена информацией между участниками перевозки и повышение прозрачности грузоперевозок.

За последнее время мы получаем массу вопросов от наших клиентов о переходе на электронные перевозочные документы. Несмотря на то, что тема активно обсуждается, возникает много путаницы: что именно изменится с 1 сентября 2026 года, кого коснутся изменения, как настроить работу с ЭПД.

В этой статье мы подробно разберем все ключевые вопросы:

• объясним, что такое ЭПД в электронном документообороте,
• какие ЭПД обязательны, для кого вводятся новые требования,
• что представляет собой ГИС ЭПД,
• как работает 1С-ЭПД,
• кто такие операторы ЭПД,
• какие шаги необходимо выполнить бизнесу, чтобы без проблем перейти на новый порядок работы. 

ЭПД - что это простыми словами 

Первый вопрос, который возникает у большинства компаний: что такое электронные перевозочные документы.

Электронный перевозочный документ (ЭПД) - это цифровой аналог привычных бумажных документов, которые оформляются при перевозке грузов автомобильным транспортом. Такой документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью каждым участником перевозки и передается через аккредитованного оператора электронного документооборота. 

Многие путают обычный электронный документооборот (ЭДО) с перевозочным. Если говорить простыми словами, что такое ЭПД в электронном документообороте - это специализированный вид ЭДО, предназначенный именно для оформления транспортных документов. 

В обычном ЭДО организации обмениваются счетами, актами, договорами, УПД. В перевозочном ЭДО оформляются и передаются только транспортные документы. Такие документы проходят через специализированных операторов и передаются в государственные информационные системы. 

Какие ЭПД обязательны

Еще один наиболее распространенный вопрос - какие электронные перевозочные документы станут обязательными для оформления. 

С 1 сентября 2026 года обязательным станет оформление следующих перевозочных документов: 

• электронная транспортная накладная (ЭТрН)
• электронная заказ заявка (ЭЗЗ)
• экспедиторские документы: экспедиторская расписка, поручение экспедитору, складская расписка
• электронная железнодорожная накладная
• электронная грузовая авианакладная

Для кого ЭПД станет обязательными

Переход на ЭПД касается организаций и индивидуальных предпринимателей, участвующих в грузовых перевозках:

• грузоотправители;
• грузополучатели;
• перевозчики;
• экспедиторы;
• логистические компании;
• производственные предприятия; 
• торговые организации;
• дистрибьюторы;
• транспортные подразделения крупных предприятий.

Если компания регулярно оформляет транспортные документы, ей необходимо заранее подготовиться к переходу, чтобы отточить процессы.

ГИС ЭПД - что это

Отдельно необходимо разобраться, что такое ГИС ЭПД.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) - это федеральная государственная система, которая обеспечивает обмен сведениями об электронных перевозочных документах между участниками перевозок и государственными органами.

Важно понимать одну особенность: организации, которые оформляют ЭПД, не работают напрямую с ГИС ЭПД, они отправляют документы аккредитованных операторам ЭПД, которые в свою очередь проверяют и направляют документы в ГИС ЭПД.

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:  

Компания > Оператор ЭПД > ГИС ЭПД

Оператор ЭПД - это организация, которая обеспечивает юридически значимый обмен электронными перевозочными документами между всеми участниками перевозки.

Что делает оператор: 

• проверяет корректность данных;
• обеспечивает обмен между сторонами; 
• передает сведения в ГИС ЭПД;
• хранит информацию.

ГИС ЭПД: кто должен регистрироваться

Прямого доступа в системе ГИС ЭПД не предусмотрена, все взаимодействие происходит через операторов ЭПД.

Компаниям необходимо: 

• выбрать и подключиться к аккредитованному оператору, например можно использовать сервис 1С-ЭПД, от оператора Калуга Астрал;
• создать электронную подпись для подписания электронных документов; 
• настроить электронный документооборот и отправить приглашение контрагентам.

1С-ЭПД: что это и как подключить

Многие компании ведут учет в программах 1С, в связи с этим был создан сервис 1С-ЭПД, который уже встроен в вашу программу 1С и позволяет оформлять и подписывать ЭПД прямо из вашей базы 1С, не открывая сторонние программы.

С помощью сервиса 1С-ЭПД можно: 

• создавать перевозочные документы и подписывать их электронной подписью;
• отправлять документы; 
• отслеживать статус подписания документа у контрагента; 
• хранить документы в информационной базе.

Все эти операции выполняются в привычном интерфейсе программы 1С.

Как подключить 1С-ЭПД

Порядок подключения выглядит следующим образом: 

1. Проверить, поддерживает ли ваша конфигурация работу с сервисом.

2. Получить усиленную квалифицированную подпись на сотрудников, которые будут задействованы в оформлении ЭПД.

3. Подключить сервис 1С-ЭПД. Для этого обратитесь к официальному партнеры фирмы 1С, например в Софт-Бизнес.

4. Провести тестовую отправку документов.

5. Обучить сотрудников работе с новым сервисом.

С подключением сервиса 1С-ЭПД поможет Софт-Бизнес. Официальный партнер фирмы 1С с 2014 года.

Если у вас остались вопрос по работе с электронными перевозочными документами, оставьте заявку - мы перезвоним и ответим на все ваши вопросы!