Что такое 1С Документооборот: возможности программы и как внедрить
1С:Документооборот – это программа для управления документами. В статье мы расскажем, что такое 1С:Документооборот, для чего он нужен, что делает программа и как с ней работать. Также мы приведем обзор возможностей и реальный пример внедрения 1С:Документооборот на предприятии.
Содержание:
Что такое 1С:Документооборот
1С:Документооборот — это система для автоматизации электронного документооборота и управления корпоративными документами и задачами на платформе «1С:Предприятие 8». Программа позволяет компаниям перейти от бумажного документооборота к цифровому, обеспечивая централизованное хранение документов, автоматизацию согласований, контроль исполнения задач и интеграцию с другими системами 1С. Система подходит для организаций любого масштаба — от среднего бизнеса до крупных корпоративных структур.
Для чего нужен 1С:Документооборот
1С:Документооборот сочетает управление документами, задачами, проектами и рабочими процессами, что делает его универсальным инструментом для бизнеса. Давайте разберем возможности программы более подробно.
Управление документами
Вместо того, чтобы документы лежали в отдельных папках на компьютерах сотрудников или в бумажных архива, 1С:Документооборот собирает их в едином цифровом пространстве, обеспечивая:
Быстры поиск нужного документа благодаря удобной системе группировки;
Исключение потери информации;
Возможность видеть всю историю работы с документом, историю согласований;
Сокращение времени на согласование за счет автоматических уведомлений;
Минимизация ошибок и "потерянных" документов;
Прозрачность процессов: руководитель всегда видит на каком этапе находится работка с документацией.
Контроль задач и исполнения
Программа позволяет отслеживать загруженность сотрудников, ставить задачи и контролировать их выполнение. Благодаря этим функциям:
Сотрудники точно знают, что и до какого срока нужно сделать;
Руководство получает актуальную картину по исполнению всех задач и проектов.
Сотрудники могут отслеживать свои задачи: в программе отражается, кто направил задачу на исполнение, а также указан срок ее выполнения. После выполнения задачи, сотрудник должен отчитаться в любой форме об ее исполнении.
Работа с электронной подписью
Поддержка электронной подписи позволяет юридически подписывать документы прямо в системе 1С.
Нет необходимости в бумажной версии документов - экономия времени и затрат на печать и пересылку;
Возможность быстро обмениваться договорами и закрывающими документами с контрагентами.
Как выглядит 1С:Документооборот
На начальной странице удобно отслеживать все ключевые процессы: новые и просроченные задачи, документы требующие согласования, письма на почте, календарь. Все это позволяет пользователю быстро контролировать свою работу.
В программе удобно планировать рабочий день: на основании поставленных задач сотрудник может создавать запись календаря, что позволяет планировать рабочее время и контролировать выполнение задач в срок.
Версии 1С:Документооборот
Программа доступна в нескольких версиях:
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» - идеально подходит для малых и средних коммерческих и бюджетных предприятий с несложной организационной структурой и документооборотом.
«1С:Документооборот 8 КОРП» - подойдет для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средний, крупных организаций и холдингов.
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» - подходит для муниципальных и государственных учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Как внедрить 1С:Документооборот | Кейс нашего клиента
К нам обратился клиент - проектно-изыскательская компания с более чем 50 сотрудниками, работающая над сложными инженерными проектами.
Клиент сталкивался с типичными проблемами:
Документы хранились в бумажных папках и разрозненных сетевых каталогах;
Согласование документов занимало большое количество времени;
Сложно было контролировать исполнение задач.
Для решения этих проблем компания обратилась к нам. После предпроектного обследования процессов и документооборота фирмы, мы приняли решение внедрять 1С:Документооборот КОРП.
Нами были проделаны следующие работы:
- 1
Создана централизованная база всех документов (входящий, исходящий, внутренних);
- 2
Настроены маршруты согласования, позволяющие автоматически направлять документы ответственным сотрудникам;
- 3
Внедрен контроль выполнения задач и сроков с возможностью отслеживания статусов в реальном времени;
- 4
Обеспечена безопасная работа с документами с разграничением прав доступа;
- 5
Проведено обучение сотрудников и передача системы в промышленную эксплуатацию.
Таким образом, в результате внедрения сотрудники получили удобный инструмент для работы с документами и не только, сроки согласования сократились в несколько раз, улучшилось взаимодействие между отделами.
Хотите получить такой же результат?
Специалисты ГК "Софт-Бизнес" внедрят и адаптируют решения 1С под под реальные задачи производства, торговли, склада или финансового учета.
Оставьте заявку на нашем сайте, и наши эксперты свяжутся с вами, чтобы бесплатно проанализировать ваши текущие процессы и рассчитать выгоду от внедрения!
Постановка упр. учета с нуля.
Создание нового модуля для автоматизации блока логистики
Внедрение "1С:Управление нашей фирмой" на производство, снижение затрат предприятия
Автоматизация российской торгово-производственной компании, специализирующейся на производстве стоматологического оборудования
