Документооборот

Современная бизнес-среда очень динамична и требует от предприятий быстрого реагирования на любые внутренние и внешние запросы. Для повышения эффективности своей работы, компании все чаще приходят к необходимости автоматизации внутреннего документооборота.

Многие руководители сталкиваются с тем, что бизнес-процессы предприятия недостаточно организованы, вследствие чего:

происходит утеря документов;
подготовка и согласование договоров занимает много времени;
важные обращения клиентов в организацию остаются без внимания;
исполнение служебных записок и поручений не контролируется.
Кроме того, сотрудникам компаний становится все сложнее управлять огромным количеством документов, следить за актуальностью шаблонов договоров и фирменных бланков.

Как правило, предпосылками автоматизации документооборота являются задачи, от решения которых зависит дальнейшая работа с клиентом: быстрое согласование договоров, качественная подготовка документов, своевременное реагирование на письма и претензии контрагентов, быстрое и грамотное принятие тех или иных решений.

Программные продукты, на базе которых может быть создана автоматизированная система документооборота:

1С:Документооборот 8 ПРОФ
1С:Документооборот 8 КОРП
1С:Документооборот государственного учреждения 8

В "1С:Документооборот 8" заложена проверенная методика организации документационного обеспечения предприятия. Он является хорошим инструментом для автоматизации следующих процессов:

Подготовка и согласование договоров;
Учет, рассмотрение и исполнение входящих документов;
Подготовка, согласование и отправка исходящих документов;
Весь цикл работы с организационно-распорядительными документами;
Ведение мероприятий (совещаний): подготовка программы, приглашение участников, составление и исполнение протокола;
Подготовка проектной документации, контроль исполнения проектных задач;
Контроль исполнительской дисциплины;
Работа с различными внутренними документами (служебные записки, заявки, регламенты и пр.);
Учет и обработка обращений граждан, работа с претензиями;
Организация электронного архива документов.

Специалисты ГК "Софт-Бизнес" практикуют два подхода к автоматизации документооборота:

Проектное внедрение
Типовой запуск

Проектное внедрение необходимо в случае, когда типовой функционал программного продукта не удовлетворяет потребности Заказчика и требуется доработка. Подходит для средних и крупных организаций со сложной организационной структурой.

Типовой запуск позволяет внедрять "1С:Документооборот 8" поэтапно, быстро получать результат и постепенно автоматизировать процессы, начиная с наиболее важных. Подходит для небольших и средних компаний, бизнес-процессы которых легко автоматизируются при помощи типового функционала или могут быть изменены с учетом лучших практик, уже реализованных в системе.

Подробнее о типовом запуске и внедрении "1С:Документооборота 8"