ЭПД, ЭТрН и электронный документооборот в грузоперевозках: ответы на вопросы про ЭПД

С 1 сентября 2026 года начинается масштабный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). У бухгалтеров, логистов и руководителей возникает множество вопросов: можно ли оставить бумажный путевой лист, когда нужна электронная транспортная накладная, дублировать ли электронную первичку на бумаге и что делать, если грузополучатель не подписал документ.

Сегодня мы собрали ТОП 5 самых популярных вопросов, которые нам задают по работе с ЭТрН

• Нужно ли оформлять ЭТрН при доставке товара своим транспортом?
• Считается ли продавец товара, организующий его доставку, экспедитором при оформлении ЭТрН?
• Можно ли после 1 сентября использовать бумажный путевой лист для списания расходов на ГСМ?

Подробнее про нюансы работы с ЭПД можете прочитать в этих статьях: 

• Электронные перевозочные документы (ЭПД): ответы на частые вопросы
• Как работать с электронным путевым листом в 2026 году?
• Электронная транспортная накладная ЭТрН кода станет обязательной
• Нюансы обработки персональных данных в работе с ЭПД

Нужно ли оформлять ЭТрН при доставке товара своим транспортом?

Необходимость оформления электронной транспортной накладной (ЭТрН) напрямую определяется характером договорных отношений между продавцом и покупателем. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная в обязательном порядке оформляется в электронном виде, но применяется она только там, где есть предмет договора перевозки.

На практике возникают две основные ситуации:

Ситуация 1: Стоимость доставки включена в цену товара (ЭТрН НЕ оформляется) Если продавец доставляет товар покупателю собственным транспортом, но услуги по доставке отдельно не оказываются и их стоимость заранее заложена в цену самой продукции, ЭТрН не нужна. Обоснование: В этом случае доставка является лишь способом исполнения обязанности поставщика по передаче товара покупателю в рамках договора купли-продажи (п. 1 ст. 458 ГК РФ). Отдельный договор перевозки не заключается, так как продавец не оказывает покупателю транспортных услуг за отдельную плату. Следовательно, нет и предмета для оформления транспортной накладной.

Ситуация 2: Доставка выделена как отдельная платная услуга (ЭТрН ОБЯЗАТЕЛЬНА) Если по условиям договора доставка выделена как самостоятельная услуга и оплачивается покупателем отдельно от стоимости товара, считается, что помимо договора купли-продажи стороны заключают договор перевозки груза. Обоснование: Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ и ст. 8 УАТ, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Раз есть отдельная услуга по перемещению груза за плату, ЭТрН оформляется в обязательном порядке.

Как распределяются роли в ЭТрН во второй ситуации:

• Грузоотправитель: Продавец (он же формирует и подписывает первый титул ЭТрН).
• Перевозчик: Продавец (поскольку транспортировка осуществляется его собственным транспортом).
• Грузополучатель: Покупатель.

💡 Важно: Чтобы избежать претензий со стороны налоговой инспекции или ГИБДД, формулировки в договоре купли-продажи должны четко соответствовать выбранному сценарию. Если доставка «бесплатная» или включена в цену, не указывайте в документах термины «услуги перевозки» или «транспортные расходы», чтобы не спровоцировать требование об обязательном наличии ЭТрН.

Считается ли продавец товара, организующий его доставку, экспедитором при оформлении ЭТрН?

На практике часто возникает следующий сценарий: организация производит и продает собственную продукцию с доставкой до склада покупателя в рамках договора поставки. Для доставки продавец закупает транспортные услуги у сторонних перевозчиков или экспедиторов (с последующей компенсацией этих расходов покупателем), при этом отдельный договор транспортной экспедиции с покупателем не заключается.

Многие ошибочно полагают, что в этом случае продавец должен выступать как экспедитор. Однако это не так.

Обоснование: Поскольку организация реализует собственную продукцию в рамках договора поставки, доставка товара до склада покупателя является лишь способом исполнения основного обязательства по передаче товара (ст. 506, 510 ГК РФ). Тот факт, что услуга по доставке приобретается у сторонней организации, говорит о том, что продавец не оказывает покупателю самостоятельную услугу по организации перевозок, а только организует логистику своего товара.

Заключая договор со сторонней транспортной или экспедиторской компанией и передавая ей товар для доставки, организация становится заказчиком этих услуг, то есть грузоотправителем (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта...»).

Что это значит для оформления ЭТрН с 1 сентября 2026 года? Согласно ст. 8 Закона № 259-ФЗ, обязанность по составлению транспортной накладной по общему правилу лежит на грузоотправителе.

Для соблюдения новых требований продавцу необходимо:

1. Заключить соглашение об электронном документообороте с одним из утвержденных операторов ИС ЭПД (например, Калуга Астрал, чтобы пользоваться сервисом 1С-ЭПД).
2. При отгрузке товара формировать в ГИС ЭПД электронную транспортную накладную.
3. Подписывать первый титул документа строго в статусе грузоотправителя, а не экспедитора.

Можно ли после 1 сентября использовать бумажный путевой лист для списания расходов на ГСМ?

Да, можно — но только в тех случаях, когда закон прямо не требует оформления путевого листа в электронной форме.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный путевой лист (ЭПЛ) вводится для отдельных категорий перевозок:

• маркируемая алкогольная продукция,
• пассажирские перевозки,
• опасные грузы.

Для большинства остальных организаций (включая микропредприятия, использующие автомобили для поездок к контрагентам) бумажный путевой лист остаётся допустимым документом для списания расходов на ГСМ, если он правильно оформлен и закреплён в учётной политике для целей налогообложения прибыли.garant+2

Таким образом, если ваша компания не перевозит маркируемый алкоголь, не занимается пассажирскими перевозками и не является транспортно-экспедиторским оператором, вы вправе продолжать использовать бумажные путевые листы после 1 сентября 2026 года. Запрета на это в действующем законодательстве нет, а налоговые органы допускают использование путевого листа (в том числе бумажного) как одного из документов, подтверждающих расходы на ГСМ.

Не знаете, как успеть всё настроить до 1 сентября?

Переход на ЭПД в логистике — это стресс, но его можно избежать, если опереться на профессионалов. Наша компания «Софт-Бизнес» может помочь абсолютно на всех этапах подготовки и запуска.

Мы берем на себя:

• Проведение полного аудита и совместное выстраивание бизнес-процессов и цепочек поставок.
• Детальную проработку и роспись всех возможных сценариев перевозок под вашу специфику.
• Подключение машиночитаемых доверенностей (МЧД) и оформление электронных подписей на сотрудников.
• Подключение и настройку сервиса оператора ЭПД «1С-ЭПД» для бесшовной интеграции с вашей учетной системой.
• Комплексное обучение сотрудников работе в программе (от логистов до водителей).

Оставьте заявку на аудит прямо сейчас, чтобы 1 сентября ваш бизнес встретил нововведения во всеоружии, а не в простое на трассе!

Больше полезных статей у нас в соц. сетях