Какие налоговые риски влечет за собой оформление бумажной транспортной накладной после 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок меняются правила оформления транспортных накладных. Изменения связаны с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которым были внесены поправки в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и другие нормативные акты.

При этом законодательство предусматривает отдельные случаи, когда транспортную накладную по-прежнему можно оформить на бумаге. Если же организация использует бумажную форму в ситуации, когда должна применяться электронная транспортная накладная, это может создать налоговые риски.

Что изменится с 1 сентября 2026 года?

Электронная транспортная накладная становится основным способом оформления перевозочных документов. Поэтому компаниям, которые продолжают оформлять бумажные транспортные накладные вне предусмотренных законом исключений, необходимо учитывать возможные последствия при налоговой проверке.

Основные риски могут быть связаны с:

• признанием транспортной накладной оформленной с нарушением установленного порядка;
• исключением транспортных расходов из налоговой базы по налогу на прибыль;
• отказом в налоговом вычете по НДС;
• начислением пеней;
• возможным привлечением к налоговой ответственности.

Разберем подробнее, какие последствия могут возникнуть.

Риск 1. Расходы на перевозку могут не признать при расчете налога на прибыль

Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Требования к оформлению первичных документов также установлены статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если после 1 сентября 2026 года организация оформит бумажную транспортную накладную в ситуации, когда законодательство требует электронную форму, у налоговой инспекции может возникнуть вопрос к правильности оформления подтверждающих документов.

В результате существует риск, что расходы на транспортировку будут признаны документально неподтвержденными и исключены из расходов при расчете налога на прибыль.

Пример: компания приобрела товары и понесла расходы на их доставку. Если транспортная накладная оформлена на бумаге с нарушением установленного порядка, при проверке налоговая может поставить под сомнение документальное подтверждение транспортных расходов.

Риск 2. Возможен отказ в вычете НДС

Проблема может возникнуть не только с налогом на прибыль, но и с НДС.

В соответствии со статьями 169 и 171 НК РФ налоговые вычеты по НДС применяются при соблюдении установленных требований. При этом для принятия услуг к учету используются подтверждающие документы, а одним из документов, подтверждающих факт перевозки, является транспортная накладная.

Согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ одним из условий применения налогового вычета является принятие товаров, работ или услуг на учет.

Если транспортная накладная оформлена с нарушением обязательного порядка, это потенциально может стать основанием для претензий налоговых органов и создать риск отказа в соответствующем вычете по НДС.

Какие последствия возможны для компании?

Если в результате проверки налоговая инспекция исключит расходы из налоговой базы или откажет в применении налогового вычета, организации может потребоваться доплатить налог.

Кроме того, при наличии недоимки могут возникнуть:

• пени за каждый день просрочки в соответствии со статьей 75 НК РФ;
• штраф в размере 20% от суммы недоимки в соответствии со статьей 122 НК РФ — при наличии состава налогового правонарушения.

Таким образом, ошибка в оформлении транспортных документов потенциально может привести не только к необходимости исправлять документооборот, но и к дополнительной налоговой нагрузке.

Кому не нужно оформлять электронную транспортную накладную?

Законодательством предусмотрены ситуации, когда транспортная накладная может оформляться на бумажном носителе. Поэтому сам по себе факт использования бумажной ТН после 1 сентября 2026 года еще не означает автоматического нарушения.

Важно определить, относится ли конкретная перевозка к случаям, когда допускается бумажное оформление.

Вот конкретные случаи:

• Доставка собственным транспортом без отдельного договора перевозки. Например, поставщик везёт товар покупателю на своей машине, и в договоре поставки доставка просто включена в общую стоимость товара, а не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. Или покупатель организует самовывоз: он на своём транспорте забирает товар со склада поставщика — здесь тоже нет стороннего перевозчика и договора перевозки. 
• Перемещение грузов между подразделениями одной организации. Если компания перевозит товары между своими складами, филиалами или магазинами на собственном транспорте — это внутренняя логистика, а не перевозка между разными юридическими лицами.

Что нужно сделать бизнесу до 1 сентября 2026 года?

Чтобы избежать проблем с переходом на электронный документооборот, компаниям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее проверить текущий порядок работы с транспортными документами.

Рекомендуем:

1. Определить, в каких перевозках компания является грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором.
2. Проверить, в каких случаях для компании становится обязательным оформление ЭТрН.
3. Выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
4. Подключить ЭДО и настроить обмен электронными транспортными накладными.
5. Проверить готовность используемой учетной системы к работе с ЭТрН.
6. Настроить процессы между бухгалтерией, логистикой, складом и контрагентами.
7. Обучить сотрудников работе с электронными перевозочными документами.

Важно

На момент подготовки материала официальных разъяснений контролирующих органов, которые бы однозначно подтверждали порядок применения налоговых санкций именно за использование бумажной транспортной накладной после 1 сентября 2026 года, не представлено. Поэтому указанные выше последствия следует рассматривать именно как потенциальные налоговые риски, а не как гарантированное применение санкций в каждом конкретном случае.

Нужна помощь с переходом на ЭТрН? Специалисты «Софт-Бизнес» помогут настроить электронный документооборот, интеграцию с 1С и организовать работу с электронными транспортными документами.

Оставьте заявку — разберем текущую схему работы компании и подскажем, что необходимо изменить до 1 сентября 2026 года