Проектная организация по определению нуждается в строгом порядке и контроле документации. На каждый проект требуется тысячи разнообразных бумаг, которые разрабатываются в строгом соответствии со стандартами и имеют важное значение. Так что же делать, чтобы их правильно заводить, хранить и использовать разными отделами, не потеряв и не тратя кучу времени на их поиск в архиве? Это при том, что по каждому проекту перечень документации постоянно изменяется – даже электронные письма здесь имеют вес.
Можно выделить отдельное помещение с кучей ящиков и папок, да еще и с отдельным архивариусом, который будет часами искать для вас нужный документ. А можно поступить разумно и автоматизировать этот, а заодно и еще некоторое количество процессов. Нужно внедрить 1С:Документооборот.
К такому же выводу пришел и наш клиент, который занимается проектированием различных строительных объектов по всей России.
Сам процесс внедрения 1С:Документооборот КОРП занял всего около месяца. И здесь мы покажем лишь то, чего удалось достичь:
Раньше вся значимая корреспонденция приходила ответственным, и те не всегда успевали присваивать номера, должным образом обрабатывать ее, и информировать коллег.
Теперь эта проблема решена – вся почта только в 1С:Документооборот КОРП, где автоматически прикрепляется к проектам, и все заинтересованные сразу ее видят.
Раньше руководитель мог поставить задачу на выполнение сотруднику, и сам должен был помнить, когда ждать результата и контролировать в ручном режиме.
Теперь задачи на выполнение ставятся в 1С:Документооборот КОРП с отметкой сроков, параметров выполнения и т.д. Задача приходит напрямую исполнителю на почту. А система сама отслеживает выполнение и вовремя сигнализирует о просрочке выполнения.
Раньше для организации командной работы над проектом требовалось провести колоссальную работу (выявить нужных сотрудников, понять и распределить их загрузку, собрать документацию, всех ознакомить, определить сроки, планы и т.п.).
Теперь руководитель видит загрузку сотрудников, назначает ответственных прямо в 1С:Документооборот КОРП, создает проект и помещает в него всю первичную документацию. Информация всем приходит на почту и из нее приходит подтверждение и вопросы. Понятная диаграмма Ганта позволяет упорядочить весь рабочий процесс.
Раньше все документы было сложно хранить. Уходило драгоценное время на поиск нужного документа.
Теперь все упорядочено в 1С:Документооборот КОРП. Если нужен документ и права на его просмотр есть – достаточно зайти в проект и открыть его там. Раньше можно было потратить полдня, теперь 1 минута.
Сейчас мы готовим подробный кейс о том, как это было и чего удалось достичь в ходе проекта.
Но когда речь идет о любой организации, которой требуется контроль за документами и сотрудниками (особенно когда компания ведет проектную деятельность – например, в строительстве), то 1С:Документооборот станет незаменимым помощником