Создание нового блока "Коммерческие предложения" для автоматизации расчетов

Как сократить трудозатраты на 40% и получить конкурентное преимущество.

или

Автоматизация блока расчета КП в высокотехнологичном производстве.

Все, как обычно, началось с идеи. Заключалась она в том, чтобы с одной стороны упростить работу инженеров, а с другой свести к минимуму ошибки при расчётах новых заказов.

Ведь что происходило у нас? Представляете завод, который производит различные лифты, эскалаторы и другое подъемное оборудование? Это миллионы деталей и комплектующих, с массой специфики. И каждый раз, когда нам ставили задачу рассчитать заказ, это могло легко растянуться по времени далеко за пределы рабочего дня. Стоит ли говорить, что на расчёты среднего (по нашим меркам) заказа задействовалось сразу несколько сотрудников из разных отделов? А что если кто-то из ключевых в это время в отпуске? Тогда и по времени все дольше, и ошибки весьма вероятны. А подобные ошибки очень дорого порой обходятся.

В какой-то момент мы поняли, что так продолжаться не может. Все-таки прогресс идет вперед и наверняка есть возможность перевести эту часть работ в автоматизированную плоскость. Правда, знающие люди, к которым мы обратились, сказали, что не получится сделать так, чтобы не «задеть» бухгалтерский учет.

И вот как-то так случилось, что именно в этот момент в офисе раздался телефонный звонок от менеджера ГК «Софт-Бизнес». Мы обсудили по телефону, потом специалист приехал к нам и поговорили более детально. Оказалось, что задача вполне выполнима. Самое главное все продумать заранее. Поэтому мы начали с составления технического задания.

Этот этап прошел для нас довольно легко. Специалист «Софт-Бизнеса», ответственный за наш проект, приехал несколько раз к нам, уточнил все пожелания, изучил важные особенности нашей системы. И в результате мы получили полное описание будущего модуля, с проработанной архитектурой решения и интерфейсами.

Не спорю, что на момент согласования ТЗ нас всех очень волновал вопрос: «а не затронет ли будущий модуль текущий учет?». На общем собрании руководитель проекта, составивший ТЗ, смог развеять наши опасения. И тогда мы дали зеленый свет на разработку.

Поскольку программисты разрабатывали на тестовой базе, это никак не отразилось на нашей повседневной работе. А уже готовый модуль мы сначала прогоняли на копии базы. Все выявленные замечания довольно быстро устранили и потом уже перенесли доработки на боевую базу.

Когда все было готово, мы приняли систему в эксплуатацию и начали работать по-новому. Сначала было не очень привычно. Но зато мы быстро освоились и сотрудники смогли по достоинству оценить новую систему.

На выходе мы упорядочили свою деятельность в части подготовки коммерческих предложений для конечного потребителя, получили возможность рассчитывать автоматически цены и итоговые показатели маржинальности, повысили качество обслуживания клиентов, усилили оперативный контроль полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности информации, которая предоставляется нашим Заказчикам.

А в целом мы сократили трудозатраты на 40%, поскольку:

• произошло значительное уменьшение времени сбора и первичной обработки исходной информации;
• мы снизили количество программных продуктов, используемых для работы;
• сократили время, которое ранее затрачивалось на информационно-аналитическую деятельность;
• уменьшили количество операций, производимых пользователями вручную;
• получили эффективный инструмент для автоматизации торговли и производства.

За счет этого мы получили еще и явное конкурентное преимущество, поскольку теперь быстрее и точнее производим расчет КП.

А, ну и самое интересное – этот модуль написан в расширении, что значит, что наша программа осталась полностью типовой.

Сейчас, отмотав календарь назад, я могу сказать, что не только не жалею о том, что мы тогда в этот проект ввязались, а наоборот, действительно рад, что все так получилось. Ведь послушай мы тогда тех, кто говорил, что это не реально, мы бы топтались все на том же месте. А теперь мы знаем, что реально все. Надо только захотеть. И обратиться к тем, кто знает свое дело. Мы таких нашли – это ГК «Софт-Бизнес»!

Благодарим ГК «Софт-Бизнес» за внимательный и обстоятельный подход к делу. Наш опыт взаимодействия показал, что даже те задачи, которые многим другим кажутся невыполнимыми, оказываются вполне реализуемыми.

С этим подрядчиком мы выполнили пока только один проект, который касался оптимизации отдельного блока, а именно «Коммерческие предложения». Мы создали новый модуль, который полностью автоматизировал расчеты по заказам, а также расчёт цен и итоговых показателей маржинальности.

Мы сократили трудозатраты на 40%, поскольку:

• произошло значительное уменьшение времени сбора и первичной обработки исходной информации;
• мы снизили количество программных продуктов, используемых для работы;
• сократили время, которое ранее затрачивалось на информационно-аналитическую деятельность;
• уменьшили количество операций, производимых пользователями вручную;
• получили эффективный инструмент для автоматизации торговли и производства.

Хочется отметить, что само по себе решение 1С, которое мы использовали ранее, довольно удобно, и действительно помогает систематизировать данные и облегчает работу. Но если правильно внедрить эту систему, оптимизировать какие-то моменты – то это дает возможность, не просто вести учет компании, но и позволяет сократить издержки и получить серьезное развитие и конкурентное преимущество.