На старте, при небольших объемах, управлять бизнесом через Excel казалось удобным. Цены назначались вручную, скидки «прикидывались» на глаз, а склад пересчитывался по памяти. Но когда количество клиентов и SKU (позиций номенклатуры) пошло в гору, эта хрупкая конструкция рухнула. Excel превратился из помощника в главный источник хаоса и финансовых потерь.

С какими проблемами столкнулась компания:

• Человеческие ошибки: постоянные неточности при ручном расчете цен и применении скидок регулярно приводили к убыткам на отдельных сделках.
• Путаница на складе: управлять остатками вручную стало невозможно. Товар часто числился в системе, хотя физически его не было, или наоборот, что вело к срыву сроков отгрузки.
• Долгая обработка заказов: операторы тонули в рутине и бумажной работе, что вызывало задержки и жалобы клиентов.
• Финансовая слепота: самая критичная проблема. Руководство не могло отличить реальную прибыль от оборотных средств. Отсутствовала прозрачная аналитика, необходимая для стратегического развития.

Цели проекта

Основной целью стал полный отказ от разрозненных Excel-таблиц и переход на единую профессиональную систему управления торговлей, способную обрабатывать сложные ценовые схемы и обеспечивать прозрачность бизнеса.

Перед нами были поставлены следующие задачи:

• автоматизировать загрузку и обработку прайс-листов от разных поставщиков (в форматах .xls/.xlsx);
• настроить гибкое ценообразование (линейная и точечная наценка, несколько видов цен);
• обеспечить строгий партийный складской учет с привязкой поступления к заказу клиента;
• выстроить прозрачный контроль взаиморасчетов и автоматический расчет дебиторской задолженности;
• предоставить руководству понятную аналитику по прибылям, убыткам и оборотам в режиме реального времени.

Как проходило внедрение

Мы не ограничились типовой установкой «коробки», а выполнили ряд точечных настроек и доработок, чтобы система полностью соответствовала жестким реалиям рынка автозапчастей.

Этап 1. Аудит и проектирование процессов

Проведен анализ текущих бизнес-процессов, изучены форматы прайс-листов ключевых поставщиков и определены правила формирования розничных и оптовых цен.

Этап 2. Настройка НСИ и перенос данных

Выполнена очистка и перенос справочников из Excel. Номенклатура, контрагенты и складские остатки были структурированы для корректной работы в новой системе.

Этап 3. Автоматизация работы с прайс-листами и ценообразования

Внедрен механизм автоматической загрузки прайсов поставщиков. Система научилась самостоятельно распознавать данные из разных таблиц и формировать упорядоченный отчет. Настроено создание собственных прайс-листов на базе цен поставщика с возможностью применения как линейной наценки на все артикулы, так и точечной наценки на конкретные позиции.

Этап 4. Складской учет и управление цепочкой заказов

Настроена загрузка поступлений на склад с обязательным разделением по партиям (поскольку одна и та же деталь из разных партий может иметь разную цену закупки). Реализована автоматическая привязка поступления товара к конкретному заказу клиента и информирование склада о необходимости отгрузки. Процесс «заказ клиента → заказ поставщику → поступление → отгрузка» стал полностью управляемым.

Этап 5. Контроль взаиморасчетов и аналитика

Созданы специализированные отчеты по каждому контрагенту: объем продаж за период, история платежей и автоматический расчет текущей дебиторской задолженности на основе отметок о поступлении оплат.

Этап 6. Обучение и запуск

Сотрудники прошли обучение работе в новых интерфейсах. Система была запущена в промышленную эксплуатацию с поэтапным контролем корректности данных.

Результаты проекта

Комплексный подход к автоматизации позволил кардинально изменить работу компании и вывести ее на новый уровень управляемости.

Ключевые достижения:

• Полный уход из Excel: весь учет переведен в единую профессиональную среду, данные больше не разбросаны по файлам менеджеров.
• Снижение ошибок на 83%: количество ошибок ручного ввода при расчетах цен и отгрузках сократилось более чем в 5 раз.
• Ускорение операций: значительно выросла скорость обработки заказов и процесса отгрузок клиентам, менеджеры занялись продажами, а не сведением таблиц.
• Точный склад: обеспечен полный контроль остатков с учетом партий, что полностью исключило списание несуществующего товара и «продажу воздуха».
• Финансовая прозрачность: руководитель наконец получил четкую картину прибыльности и оборота в режиме реального времени, что позволило принимать взвешенные стратегические решения.

Нужно внедрить 1С для оптовой или розни чной торговли? 

Специалисты ГК «Софт-Бизнес» профессионально внедрят и адаптируют «1С:Управление торговлей» под реальные задачи вашего оптового или розничного бизнеса.