Бумажный путевой лист и списание ГСМ после 01.09.2026: что изменится и как оформить расходы

С приближением осени 2026 года многие организации сталкиваются с вопросами о переходе на электронный документооборот в сфере перевозок и доставок. Частая ситуация: сотрудники используют служебный автомобиль для поездок к контрагентам, не являются штатными водителями и не проходят предрейсовые медицинские осмотры.

В связи с этим возникает актуальный вопрос: можно ли после 1 сентября 2026 года использовать бумажный путевой лист для списания расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, если формирование электронного документа технически или организационно невозможно?

Сразу отвечаем: да, можно. Ниже в статье будет подробнее об этом.

Содержание статьи: 

• Электронный путевой лист с 01.09.2026: когда он обязателен?
• Списание ГСМ по бумажному путевому листу: позиция налогового ведомства
• Практические рекомендации 

Электронный путевой лист с 01.09.2026: когда он обязателен?

Перечень электронных перевозочных документов, включая электронный путевой лист, установлен в п. 27 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Закон № 259-ФЗ). 

Согласно ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ, электронные перевозочные документы формируются и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) только в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ в области транспорта. Таким образом, само по себе включение путевого листа в перечень электронных перевозочных документов не означает, что все путевые листы с 01.09.2026 должны оформляться только в электронном виде. 

Пример обязательного использования ЭЛЕКТРОННОГО ПУТЕВОГО ЛИСТА: Специальное требование об оформлении электронного путевого листа с 01.09.2026 предусмотрено, в частности, для перевозки автомобильным транспортом отдельных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции, подлежащих обязательной маркировке (Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944).

Если ваша организация не подпадает под такие специальные требования, то продолжают действовать общие правила оформления документов. То есть электронный путевой лист обязателен для оформления ТОЛЬКО в случаях перевозки автомобильным транспортном алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Списание ГСМ по бумажному путевому листу: позиция налогового ведомства

Специалисты налоговых и финансовых органов разъясняют, что расходы на ГСМ могут быть подтверждены путевыми листами, даже если организация не обязана их оформлять по правилам Устава автомобильного транспорта. Важно закрепит этот порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Организации также вправе использовать и иные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, которые достоверно подтверждают произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (например, отчеты с использованием GPS/ГЛОНАСС, чеки АЗС, служебные записки).

Практические рекомендации 

Чтобы минимизировать риски при проверках и обеспечить корректное списание ГСМ после 01.09.2026, рекомендуем выполнить следующие шаги:

1. Проверьте вид деятельности. Убедитесь, что ваши перевозки не подпадают под специальные требования об обязательном использовании электронного путевого листа (например, перевозка алкоголя).
2. Закрепите порядок в учетной политике. Пропишите в учетной политике для целей налогообложения прибыли, что для подтверждения расходов на приобретение ГСМ при использовании служебного транспорта нештатными водителями применяются бумажные путевые листы (с указанием их формы) либо иные оправдательные документы.
3. Соблюдайте требования ст. 252 НК РФ. Убедитесь, что в бумажном путевом листе корректно отражены показания одометра, дата и время выезда/возвращения, а также цель поездки. Это доказывает производственный характер расходов на ГСМ.

Резюме: Если обязательное применение электронного формата законодательством прямо не установлено, использование бумажного путевого листа после 1 сентября 2026 года полностью законно. Сам по себе бумажный формат документа не является препятствием для признания расходов на топливо при налогообложении прибыли.

Если у вас остались вопросы по оформлению путевых листов или нормативному регулированию автомобильных перевозок, рекомендуем обратиться к специалистам для аудита вашей учетной политики.

Больше полезных статей у нас в соц. сетях